Vereinsfest organisieren

So gehst du vor

1. Helfer in Schichten einteilen

   Leg Stationen an, etwa Grill, Kasse und Kuchen, und sag, wie viele Personen jede Schicht braucht. Dann die Zeiten: zum Beispiel samstags von 10 bis 18 Uhr in Schichten zu 2 Stunden. Namen tippst du ein oder fügst sie als Liste ein. Der Plan zeigt, wo noch jemand fehlt und wer zur selben Zeit an zwei Stellen steht. Heraus kommen ein Aushang in A4 quer, ein Text für die Chatgruppe und eine Kalenderdatei, auf Wunsch für jeden Helfer nur die eigenen Schichten.

   Helferplan erstellen

2. Das Fest ankündigen

   Für das schwarze Brett im Supermarkt oder im Vereinsheim: Überschrift, ein paar Zeilen Text, auf Wunsch ein Foto und ein QR-Code zur Vereinsseite. Unten hängen Streifen zum Abreißen, auf die du Datum und Ort oder eine Telefonnummer für Kuchenspenden schreibst. Es gibt A4 und A3 im Hochformat.

   Abreißzettel drucken

3. Preise auszeichnen

   Trag Artikel und Preis ein oder kopier die Liste aus Excel. Für Stückware wie Bratwurst oder ein Stück Kuchen genügen Name und Preis. Bei abgepackter Ware mit Füllmenge, etwa Marmelade vom Basar, rechnet das Werkzeug den Grundpreis je Kilo oder Liter dazu. Gedruckt wird auf Etikettenbögen oder als Schilder zum Ausschneiden. Stell beim Drucken „Tatsächliche Größe“ ein.

   Preisschilder drucken

4. Wechselgeld planen und Kasse abrechnen

   Der Reiter „Wechselgeld“ schlägt vor, wie viele Münzen und Scheine in jede Kasse gehören, und druckt einen Bestellzettel für die Bank. Nach dem Fest zählst du im Reiter „Kassenbericht“ jede Stückelung. Als „Kassenbestand des Vortags“ trägst du das Wechselgeld vom Morgen ein. Zusammen mit Ausgaben und Entnahmen ergibt sich daraus die Tageseinnahme. Druck den Bericht aus und lass ihn am selben Abend von zwei Personen unterschreiben: gezählt von, geprüft von.

   Kassenbericht und Wechselgeld

Was sonst noch hilft