Helferplan

1. 01Veranstaltung, Stationen und Schichten anlegen: etwa Grill, Kasse und Kuchen, samstags von 10 bis 18 Uhr in Schichten zu 2 Stunden.
2. 02Helfer eintragen: im Plan auf ein Feld tippen und Namen auswählen, oder bei einem Helfer alle seine Schichten anhaken. Offene Plätze und Doppelbelegungen stehen gleich da.
3. 03Aushang drucken, den Text in die Chatgruppe kopieren, die Kalenderdatei verschicken. Den Plan als Datei sichern und beim nächsten Anruf weiterarbeiten.

Was die Seite prüft. Je Feld, ob so viele Namen darin stehen, wie Plätze gebraucht werden: Fehlende zählen als offen, zu viele werden genannt. Und ob jemand zur selben Zeit an zwei Stellen steht, auch wenn sich Schichten nur teilweise überschneiden (10 bis 12 und 11 bis 13). Direkt anschließende Schichten (10 bis 12, dann 12 bis 14) sind keine Überschneidung. Wie viele Schichten und Stunden jemand hat, steht in der Helferliste. Ob jemand zu viel macht, entscheidest du.

Eintragen geht nur hier. Die Helfer können sich nicht selbst in den Plan eintragen und sehen keine Änderungen, bis du ihnen einen neuen Aushang, Text oder eine neue Kalenderdatei schickst. Für Selbsteintragung bräuchte es einen Server mit einem gemeinsamen Stand, und den hat diese Seite bewusst nicht.

Aushang. A4 quer, ein Blatt je Tag. Passen die Schichten eines Tages nicht nebeneinander, teilt die Seite sie gleichmäßig auf mehrere Blätter; die Stationen stehen auf jedem. Freie Plätze bekommen eine Schreiblinie, Schichten mit null Plätzen stehen grau als „nicht besetzt“ da. Sehr lange Namen werden kleiner gesetzt und nur, wenn es gar nicht anders geht, mit „…“ gekürzt; die Seite sagt es dir. Die Schrift ist Helvetica: Zeichen, die sie nicht kennt (etwa Emojis), werden ersetzt, in Text, CSV und Kalenderdatei bleibt alles wie getippt. Telefonnummern stehen im Aushang nur, wenn du es einschaltest.

Listen. „Wer wann wo“ zeigt jeden Helfer mit seinen Schichten. „Anwesenheit“ hat je Schicht eine Zeile pro Platz und eine Spalte zum Abhaken, offene Plätze leer. Beide lassen die Telefonnummern weg, wenn du es ausschaltest.

Kalenderdatei. Die Uhrzeiten gelten in deutscher Zeit und stehen in Weltzeit (UTC) umgerechnet in der Datei, jede Schicht mit der Sommer- oder Winterzeit ihres Tages. Eine Uhrzeit, die es bei der Zeitumstellung nicht gibt (2:30 Uhr in der Nacht auf den letzten Sonntag im März), steht eine Stunde später darin; die Seite nennt sie. Jede Schicht hat eine feste Kennung, die mit dem Plan gesichert wird: Eine neuere Datei aus demselben Plan ersetzt die alten Termine meist, statt sie zu verdoppeln. Schichten, die du später löschst, verschwinden aber nicht von selbst aus den Kalendern. Sag den Empfängern dann Bescheid.

Grenzen. Höchstens 14 Tage, 40 Stationen, 60 Schichten, 400 Helfer und 12 Plätze je Schicht. Eine Schicht dauert mindestens 15 Minuten. Bleibt beim Aufteilen ein kürzerer Rest, wird die letzte Schicht um ihn länger. Zwei Helfer mit genau gleichem Namen gehen nicht, weil sie im Plan niemand auseinanderhalten kann: Schreib den Anfang des Nachnamens dazu.

Nichts wird gespeichert. Alles gilt nur, solange die Seite offen ist. „Als Datei sichern“ schreibt den Plan in eine kleine JSON-Datei auf deinem Gerät, „Aus Datei laden“ liest sie wieder ein. Eine Datei aus einem anderen Werkzeug wird abgelehnt. Schließt du die Seite mit ungesicherten Änderungen, fragt der Browser vorher nach.