Spendenquittung

1. 01Trag einmal die Vereinsdaten ein: Name, Anschrift und die Angaben aus dem letzten Bescheid des Finanzamts. Sichere sie als Datei, dann sind sie nächstes Jahr sofort wieder da.
2. 02Wähle, was du bestätigst: eine einzelne Zuwendung, alle Zuwendungen einer Person im Jahr (Sammelbestätigung) oder gleich eine ganze Liste.
3. 03Schau in die Prüfliste: Sie zeigt, was fehlt, und warnt, wenn der Bescheid zu alt ist.
4. 04PDF herunterladen, ausdrucken, unterschreiben und übergeben. Bei einer Liste bekommst du eine PDF mit allen oder ein ZIP mit einer PDF je Person.

Der Wortlaut. Die Bestätigung folgt dem amtlichen Muster für Geldzuwendungen und Mitgliedsbeiträge an steuerbegünstigte Vereine (BMF-Schreiben vom 7. November 2013, BStBl I S. 1333, ergänzt am 26. März 2014), im September 2026 Satz für Satz mit dem Muster verglichen. Das Muster ist verbindlich. Das Ministerium ändert es gelegentlich, dann gilt das neue. Vergleiche den Wortlaut deshalb einmal mit dem aktuellen Muster auf der Seite des Bundesfinanzministeriums. Alle Sätze stehen unter „Wortlaut des Musters“ in Textfeldern: Dort kannst du sie nachziehen, „Muster wiederherstellen“ holt die Fassung dieses Werkzeugs zurück, und die Prüfliste sagt dir, wenn dein Wortlaut von ihr abweicht. Die PDF enthält nur die Teile des Musters, die auf deinen Verein zutreffen: den Satz zum Freistellungsbescheid oder den zum Feststellungsbescheid, und den Satz „kein Mitgliedsbeitrag“ nur dort, wo Beiträge nicht abziehbar sind. Das ist nach dem BMF-Schreiben erlaubt, Stand 2026, bitte prüfen.

Betrag in Buchstaben. Der Betrag steht in Ziffern und in Buchstaben, die Wörter in Sternchen, damit niemand etwas davor oder dahinter schreiben kann: 50,00 € wird zu *fünfzig* Euro, 1.234,56 € zu *eintausendzweihundertvierunddreißig* Euro *sechsundfünfzig* Cent. Gerechnet wird in ganzen Cent, nie mit Kommazahlen. Ein Betrag darf höchstens 999.999.999,99 € groß sein.

Der Bescheid. Mit einem Freistellungsbescheid oder der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid darf ein Verein Zuwendungen bestätigen, solange das Datum des Bescheids nicht länger als 5 Jahre zurückliegt, mit einem Feststellungsbescheid nach § 60a AO 3 Jahre (§ 63 Abs. 5 AO). Die Prüfliste rechnet das am Datum der Ausstellung nach. Beide Fristen stehen unter „Fristen und Grenzen“ als Felder, Stand 2026, bitte prüfen. Ist der Bescheid zu alt, entsteht die PDF trotzdem, aber das Finanzamt erkennt sie nicht an.

Mitgliedsbeiträge. Bei Vereinen für Sport, kulturelle Freizeitgestaltung, Heimatpflege, Brauchtum und Karneval, Tier- und Pflanzenzucht, Kleingärten, Amateurfunk, Modellflug oder Hundesport sind Mitgliedsbeiträge nicht abziehbar (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG). Lass das Häkchen „Mitgliedsbeiträge sind bei uns abziehbar“ dann aus: Das Werkzeug nimmt keine Beiträge an und setzt den Satz, dass es sich nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt, angekreuzt in die PDF. Klingen deine Zwecke nach einem dieser Bereiche und das Häkchen ist gesetzt, weist die Prüfliste darauf hin.

Bis 300 € geht es auch ohne. Für eine Zuwendung bis 300 € reicht dem Finanzamt der Kontoauszug mit einem Beleg des Vereins, auf dem Zweck, Freistellung und „Spende“ oder „Mitgliedsbeitrag“ stehen (vereinfachter Nachweis, § 50 Abs. 4 EStDV, Stand 2026, bitte prüfen). Eine Bestätigung schadet trotzdem nicht. Die Grenze steht als Feld unter „Fristen und Grenzen“.

Sammelbestätigung. Sie bündelt alle Zuwendungen einer Person in einem Kalenderjahr, im laufenden Jahr bis zum Tag der Ausstellung: vorne die Bestätigung mit der Gesamtsumme, auf den Seiten danach die Anlage mit Datum, Art, Verzicht und Betrag jeder Zuwendung, nach Datum sortiert und mit wiederholtem Tabellenkopf, wenn es mehr als eine Seite wird. Im Formular steht kurz „Spende“ und „Beitrag“, in der Anlage die Wörter des Musters: Geldzuwendung und Mitgliedsbeitrag. Zuwendungen legst du einzeln an, kopierst sie als Tabelle hinein (Datum und Betrag werden am Inhalt erkannt, so passen auch kopierte Kontoauszüge) oder übernimmst sie aus einer Datei des Kassenbuchs: Dort wählst du die Kategorie und ein Suchwort, am besten den ganzen Namen: Jedes Wort muss als ganzes Wort im Buchungstext, in der Notiz oder im Beleg stehen, gleich in welcher Reihenfolge. Nur der Nachname träfe auch andere Personen gleichen Namens; deshalb zeigt die Seite jede gefundene Buchung mit ihrem Text, bevor du sie übernimmst. Ohne Suchwort übernimmt das Werkzeug nichts, sonst landeten die Spenden aller Personen in einer Bestätigung. Das Datum jeder Zuwendung muss im gewählten Jahr liegen und darf nicht nach dem Ausstellungsdatum liegen. Höchstens 500 Zuwendungen je Bestätigung.

Liste. Kopiere eine Tabelle hinein oder wähle eine CSV- oder Excel-Datei (.xlsx), eine Zuwendung je Zeile. Aus einer Excel-Datei liest das Werkzeug das erste sichtbare Tabellenblatt, bei Formeln den zuletzt in Excel gespeicherten Wert, und schreibt die Tabelle ins Feld, damit du siehst, was übernommen wurde. Alte .xls-Dateien gehen nicht: in Excel als .xlsx oder CSV speichern. Erkannt werden Trennzeichen (Semikolon, Komma, Tabulator), Anführungszeichen, Umlaute aus Excel-Dateien und Spalten wie Name, Vorname und Nachname, Anschrift oder Straße, PLZ und Ort, Betrag, Datum, Art und Verzicht. Wer einmal vorkommt, bekommt eine Einzelbestätigung, wer mit gleichem Namen und gleicher Anschrift öfter vorkommt, eine Sammelbestätigung fürs Jahr. Hat eine Zeile einen Fehler, gibt es noch keine PDF: Die Seite nennt jede fehlerhafte Zeile mit Nummer, damit niemand still verloren geht. Höchstens 5.000 Zeilen auf einmal. Auf einem Laptop dauern 200 Bestätigungen etwa eine Sekunde und 5.000 rund zehn Sekunden, am Handy länger; die Seite zeigt dabei, wie weit sie ist. Eine PDF mit 5.000 Bestätigungen ist etwa 20 MB groß.

Unterschrift. Die PDF hat eine Linie mit Ort und Datum und darunter den Namen der Person, die unterschreibt. Unterschreiben musst du von Hand, am Handy geht das mit PDF unterschreiben. Maschinell erstellte Bestätigungen ohne eigenhändige Unterschrift sind nur erlaubt, wenn der Verein das vorher dem Finanzamt angezeigt hat und weitere Bedingungen erfüllt (Stand 2026, bitte prüfen).

Schrift und Zeichen. Geschrieben wird in Helvetica, der Standardschrift jeder PDF. Umlaute, ß, é und das Eurozeichen gehen. Andere Buchstaben wie ł oder ș werden zum nächsten Grundbuchstaben, Emojis und fremde Schriften fallen weg. Die Seite nennt jedes betroffene Zeichen und das Feld, in dem es steht. Passt die Bestätigung nicht auf eine Seite, wird sie in Stufen bis 80 % kleiner gesetzt. Reicht das nicht, läuft sie auf die nächste Seite weiter, und die Seite warnt dich.

Angaben als Datei sichern. „Als Datei sichern“ schreibt Vereinsdaten, Wortlaut, Fristen und die Einträge in eine JSON-Datei auf deinem Gerät, „Aus Datei laden“ liest sie wieder ein. Die Datei enthält Namen, Anschriften und Beträge im Klartext, geh damit um wie mit den Vereinsunterlagen. „Nur Vereinsdaten sichern“ schreibt nur Name und Anschrift des Vereins, die Angaben zum Bescheid, Ort, Unterschrift, Wortlaut und Fristen: Lädst du so eine Datei, bleiben deine Einträge auf der Seite stehen. Eine Datei aus einer anderen Quelle oder mit unbekannter Version wird abgelehnt, statt halb geladen zu werden.

Grenzen. Nur Geldzuwendungen und Mitgliedsbeiträge an steuerbegünstigte Körperschaften nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG. Sachzuwendungen, Spenden an politische Parteien, Stiftungen des öffentlichen Rechts und juristische Personen des öffentlichen Rechts haben eigene Muster, die dieses Werkzeug nicht kennt. Steht in einer Liste, in eingefügten Zeilen oder im Kassenbuch „Sachspende“, „Sachzuwendung“, „Zeitspende“ oder „Arbeitsspende“, lässt die Seite die Zeile nicht als Geldzuwendung durch; bei „Aufwandsspende“ setzt sie den Verzicht auf Erstattung. Andere Wörter erkennt sie nicht: Prüf die Art selbst. Es prüft, ob etwas dasteht, nicht, ob es stimmt: ob der Verein wirklich steuerbegünstigt ist, ob die Zuwendung wirklich einging und ob ein Verzicht auf Aufwendungsersatz zulässig ist, weißt nur du. Es merkt sich nicht, wem du schon eine Bestätigung ausgestellt hast: Heb deshalb von jeder Bestätigung eine Kopie auf, etwa die PDF. Dieses Doppel muss der Verein ohnehin aufbewahren (§ 50 Abs. 7 EStDV, Stand 2026, bitte prüfen). Es ist eine Hilfe beim Ausfüllen und keine Rechts- oder Steuerberatung.