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E-Rechnung für Kleinunternehmer
Im Postfach liegt eine XML-Datei statt einer PDF, und ein Kunde fragt nach einer XRechnung. Was du wirklich brauchst, ist weniger, als die Werbung für Buchhaltungsprogramme vermuten lässt.
Stand: · 3 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
- Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
- Selbst ausstellen musst du sie als Kleinunternehmer nach heutigem Stand nicht. Du darfst es aber, und manche Kunden verlangen es.
- Eine E-Rechnung ist eine Datei für Programme. Lesbar machst du sie mit „E-Rechnung lesen“.
Stand dieser Seite: Oktober 2026. Sie beschreibt, was ich nach bestem Wissen aus dem Umsatzsteuergesetz und den Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehme, und ist keine Steuerberatung. Regeln und Fristen können sich ändern. Für deinen Fall fragst du das Finanzamt oder eine Steuerberatung.
So gehst du vor
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Eine erhaltene E-Rechnung lesen
Zieh die Datei in das Feld: eine XML-Datei (XRechnung) oder eine PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD, Factur-X). Du siehst Absender, Positionen, Steuern und Summen in Klarschrift. Die Rechenprüfung zeigt, ob Zeilensummen, Steuer und Zahlbetrag zueinander passen und ob die Prüfziffer der IBAN stimmt. Mit „Lesefassung als PDF“ bekommst du ein Blatt für deine Unterlagen. Heb zusätzlich die Originaldatei auf: Sie ist die Rechnung, die Lesefassung nur eine Ansicht.
E-Rechnung lesen -
Die eigene Rechnung schreiben
Wähl als Umsatzsteuer-Art „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Dann rechnet das Formular ohne Steuer und setzt den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ unter die Summe. Die Prüfliste zeigt, welche Pflichtangaben noch fehlen: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Leistung und Zeitpunkt. Sie prüft, ob etwas dasteht, nicht, ob es stimmt. Die PDF kannst du wie bisher verschicken.
Rechnung schreiben -
Der Kunde will eine XRechnung?
Dieselbe Rechnung speicherst du mit „Als XRechnung (XML) speichern“ zusätzlich als E-Rechnung. Dafür braucht es ein Feld mehr: die Leitweg-ID oder Käuferreferenz. Behörden nennen dir ihre Leitweg-ID, bei anderen Kunden trägst du die Kundennummer oder Bestellnummer ein. Als Kleinunternehmer steht in der Datei die Steuerkategorie für eine Befreiung mit dem Hinweis auf § 19 UStG. Verschicken musst du die Datei selbst, per E-Mail oder über das Portal, das der Kunde nennt. Von dieser Seite aus wird nichts gesendet.
XRechnung erzeugen -
Die eigene Datei gegenlesen
Öffne deine fertige XML einmal im Lese-Werkzeug. So siehst du, was beim Kunden ankommt, und ob die Summen stimmen. Das ist eine Rechenprüfung, keine amtliche: Ob jedes Pflichtfeld nach der Norm EN 16931 richtig kodiert ist, prüft nur ein amtliches Prüfwerkzeug, etwa das der KoSIT.
Datei gegenlesen
Was gilt wann?
Seit 2025 gilt zwischen Unternehmen im Inland: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine gewöhnliche PDF zählt nicht mehr dazu, sie ist eine „sonstige Rechnung“. Für das Ausstellen laufen Übergangsfristen, je nach Vorjahresumsatz bis Ende 2026 oder Ende 2027. Für Kleinunternehmer und für Rechnungen bis 250 Euro sieht die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nach meinem Stand eine dauerhafte Ausnahme vor: Sie dürfen weiter Papier oder PDF verwenden. Für Rechnungen an Privatleute gilt die Pflicht nicht.
Gut zu wissen
- Noch Kleinunternehmer? Die Grenzen prüfst du mit dem Rechner zur Kleinunternehmergrenze. Jeder Wert dort ist ein Feld, das du selbst ändern kannst.
- Kein ZUGFeRD zum Schreiben. Das Rechnungs-Werkzeug erzeugt die PDF und die XRechnung als zwei Dateien, keine PDF mit eingebetteter XML. Lesen kann das Lese-Werkzeug beide Arten.
- Eine PDF ohne XML erkennt das Lese-Werkzeug als gewöhnliche Rechnung. Dann gibt es nichts auszulesen.
- Signaturen prüft hier nichts, und archiviert wird auch nichts: Die Aufbewahrung ist deine Sache.