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Beitragsrechnungen als Serie

Aus einer Tabelle mit Mitglied, Adresse, Betrag und Zweck entsteht je Zeile eine Rechnung als PDF. Alle liegen zusammen in einem ZIP, fortlaufend nummeriert, mit Überweisungs-QR. Bis 200 Zeilen auf einmal.

Gilt für Deutschland. Fristen, Steuersätze, Feiertage und Vorgaben auf dieser Seite folgen deutschem Recht. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln.
Hilfe beim Erstellen, keine RechtsberatungDie Rechnungen tragen dieselben Angaben wie bei „Rechnung schreiben“. Ob dein Beitrag umsatzsteuerpflichtig ist, ob du Kleinunternehmer bist oder ob ein Beitrag überhaupt eine Rechnung braucht, entscheidet dieses Werkzeug nicht. Frag im Zweifel dein Finanzamt oder deine Steuerberatung.

Absender

Die Rechnungen

Die Ziffern am Ende zählen weiter: 2027-001, 2027-002 …

Der Tag oder der Anfang des Zeitraums, für den der Beitrag gilt.

Die Mitglieder

Eine Zeile je Rechnung. Kopiere die Tabelle aus Excel oder wähle eine CSV-Datei. Mit Kopfzeile erkenne ich die Spalten an ihren Namen (Mitglied, Adresse, Betrag, Zweck), in beliebiger Reihenfolge. Ohne Kopfzeile gilt genau diese Reihenfolge. In der Adresse trennt ein senkrechter Strich oder ein Komma die Zeilen: „Weg 1|12345 Ort“.

Prüfung

ZIP-Datei

Die Rechnungen entstehen, sobald oben alles stimmt.

Dazu passt: Rechnung schreiben · SEPA-Lastschrift · Mahnung schreiben · Serienbrief

Namen, Adressen und Beträge bleiben auf diesem Gerät. Die PDFs und das ZIP entstehen hier im Browser, nichts wird gesendet oder gespeichert.

So funktioniert's
  1. 01Trag deinen Vereinsnamen, deine Anschrift, Steuernummer und IBAN ein und lege Datum, Startnummer und Leistungszeitraum fest.
  2. 02Füge die Mitgliederliste ein oder wähle eine CSV-Datei. Jede Zeile braucht Mitglied, Adresse, Betrag und Zweck.
  3. 03Behebe, was im roten Kasten steht. Dann lädst du das ZIP herunter: eine PDF je Mitglied, benannt nach Nummer und Name.

Was auf jeder Rechnung steht. Dieselben Angaben und dieselbe Prüfliste wie bei „Rechnung schreiben“ (§ 14 UStG): Absender und Empfänger mit Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und Hinweis oder Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, entstehen keine Rechnungen.

Umsatzsteuer. Du wählst, was auf allen Rechnungen steht: der Hinweis auf § 19 UStG, ein eigener Text oder ein Steuersatz (der Betrag in der Tabelle gilt dann als Bruttobetrag). Welche Wahl für dich stimmt, weiß dieses Werkzeug nicht.

Nummern. Die erste Rechnung bekommt deine Startnummer, jede weitere die nächste. Die Reihenfolge ist die der Tabelle. Vergib eine Nummer nie zweimal: Wenn du später weitere Rechnungen erstellst, beginne mit der nächsten freien.

Tabelle. Trennzeichen (Semikolon, Tabulator, Komma) erkenne ich selbst. Beträge in deutscher Schreibweise (1.234,50), höchstens zwei Nachkommastellen, größer als 0. Excel-Dateien (.xlsx) kann ich nicht öffnen: Speichere als „CSV UTF-8“ oder kopiere die Tabelle ins Feld. Bei einer kaputten Tabelle nenne ich die Zeile und was fehlt.

Grenzen. Höchstens 200 Zeilen, eine Position je Rechnung, kein Logo, keine Gutschriften. Zeichen, die die PDF-Schrift nicht kennt, werden durch ähnliche ersetzt oder zu „?“.