SEPA-Lastschrift

1. 01Trag Verein, Vereins-IBAN und Gläubiger-ID ein und wähle den Einzugstag.
2. 02Füge die Mitgliederliste ein oder wähle eine CSV-Datei. Jede Zeile braucht Name, IBAN, Betrag, Mandatsreferenz und das Datum, an dem das Mitglied das Mandat unterschrieben hat.
3. 03Behebe, was im roten Kasten steht, und lies die gelben Hinweise. Dann lädst du die XML-Datei herunter und reichst sie bei deiner Bank ein.

Was die Datei ist. Eine SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) im Format pain.008.001.08 nach ISO 20022, wie sie das Online-Banking vieler deutscher Banken als Sammellastschrift annimmt. Firmenlastschriften (B2B) und andere Versionen des Formats gibt es hier nicht. Verlangt deine Bank eine andere Version, steht das in ihrer Hilfe zum Datei-Import.

Folgen. Eine Datei kann mehrere Folgen mischen. Ich schreibe dann je Folge einen eigenen Block in die Datei, wie es das Format verlangt. FRST gilt für den ersten Einzug mit einem Mandat, RCUR für jeden weiteren, OOFF für ein Mandat, das nur einmal gilt, FNAL für den letzten Einzug. Zeilen ohne eigene Folge bekommen die Auswahl oben.

Fristen. Das Regelwerk verlangt seit November 2016 für alle Folgen nur einen Bankarbeitstag (TARGET-Tag) zwischen Einreichung und Fälligkeit. Das prüfe ich hart. Viele Banken halten in ihren Bedingungen aber an den alten Fristen fest: fünf Tage bei Erst- und Einmallastschriften, zwei bei Folgelastschriften und der letzten. Liegst du darunter, bekommst du einen Hinweis mit dem Datum, bis zu dem die Datei bei der Bank sein sollte. Einen Fehler gibt es dafür nicht, weil die Frist von deiner Bank abhängt. TARGET-Tage sind Montag bis Freitag außer 1. Januar, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember (Stand 2026). Regionale Feiertage zählen nicht, aber deine Bank hat sie eventuell nicht geöffnet, plane einen Tag Reserve ein.

Vorabankündigung. Zahler müssen vor dem Einzug erfahren, wann und wie viel abgebucht wird (Pre-Notification). Ohne andere Vereinbarung gilt eine Frist von 14 Tagen. Bei gleichbleibenden Beiträgen reicht eine einmalige Information zum Beispiel in der Beitragsordnung, wenn sie die Termine nennt. Das Werkzeug kann das nicht prüfen.

Mandat. Dein Verein braucht von jedem Mitglied ein unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat, das die Mandatsreferenz und deine Gläubiger-ID nennt. Die Datei trägt Referenz und Unterschriftsdatum ein. Das Mandat selbst bewahrst du auf, mindestens bis 14 Monate nach dem letzten Einzug (Steuer- und Handelsrecht können länger verlangen, bitte prüfen). Ein Mandat verfällt, wenn 36 Monate lang nicht eingezogen wurde. Beides prüft das Werkzeug nicht: Es sieht nur, was du eingibst.

Zeichen. SEPA kennt nur Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern und die Zeichen / - ? : ( ) . , ' + und das Leerzeichen. Ich ersetze: ä ö ü ß durch ae oe ue ss, & durch +, @ durch (at), € durch EUR, Akzente fallen weg (é wird e), alles andere wird zum Leerzeichen. Namen werden bei 70 Zeichen, der Verwendungszweck bei 140 gekürzt. Jede Änderung steht in den Hinweisen. Die Mandatsreferenz ändere ich nie: Sie muss zum Mandat passen, eine ungültige wird als Fehler gemeldet.

Beträge und Kontrollsumme. Beträge rechne ich in ganzen Cent, nie mit Kommazahlen, und runde nichts: 12,505 ist ein Fehler. Die Kontrollsumme in der Datei ist die Summe aller Einzelbeträge, die Anzahl steht ebenfalls drin. Beides siehst du oben in der Prüfung, vergleiche es mit deiner Buchhaltung, bevor du einreichst. Mindestens 0,01 €, höchstens 999.999.999,99 € je Zeile.

IBAN und BIC. Die IBAN prüfe ich auf Länge und Prüfziffer (Modulo 97) und darauf, dass das Land zum SEPA-Raum gehört. Ob das Konto existiert, weiß nur die Bank. Die BIC ist freiwillig. Fehlt sie, schreibe ich NOTPROVIDED in die Datei, das Format sieht das für IBANs im SEPA-Raum vor. Eine angegebene BIC prüfe ich auf das Format.

Gläubiger-ID. Aufbau (Land, zwei Prüfziffern, drei Zeichen Geschäftsbereich wie ZZZ, nationale Kennung) und Prüfziffer. Deutsche IDs haben 18 Zeichen. Ob die ID auf euren Verein eingetragen ist, sehe ich nicht.

Excel und CSV. Trennzeichen (Semikolon, Tabulator, Komma) erkenne ich selbst. Umlaute kommen richtig an, wenn die Datei als UTF-8 gespeichert ist; Dateien aus älterem Excel (Windows-Zeichensatz) erkenne ich ebenfalls. Excel-Dateien (.xlsx) kann ich nicht öffnen: markiere die Tabelle, kopiere sie und füge sie ins Feld ein. Zellen, die mit ' beginnen (Schutz vor Excel-Formeln aus meiner eigenen Sicherung), nehme ich wieder zurück.

Grenzen. Nur Basis-Lastschrift in Euro, ein Einzugstag je Datei, keine Mandatsänderungen, keine Rücklastschriften oder Rückrufe. Die Datei prüfe ich gegen die Struktur des Formats, nicht gegen die Schema-Datei selbst: Lehnt deine Bank sie ab, lies die Fehlermeldung der Bank genau und schau, ob sie eine bestimmte Version des Formats verlangt.