Rechnung schreiben

1. 01Wähle, ob du eine Rechnung, ein Angebot oder eine Quittung schreibst, und trag Absender, Empfänger, Nummer und Daten ein.
2. 02Lege die Positionen an: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, dazu Mehrwertsteuer und Rabatt, wenn du sie brauchst. Mit den Pfeilen schiebst du eine Position nach oben oder unten.
3. 03Schau in die Prüfliste: Sie zeigt, welche Pflichtangaben noch fehlen. Sie ist ein Hinweis, keine Sperre: Du kannst die PDF trotzdem herunterladen.
4. 04PDF herunterladen, bei einer Rechnung auf Wunsch auch die XRechnung (XML). Sichere deine Angaben zusätzlich als Datei, dann lädst du sie beim nächsten Mal wieder.

So wird gerechnet. Jede Position wird auf ganze Cent gerundet (ab einem halben Cent nach oben). Die Positionen werden je Steuersatz addiert, und die Steuer wird je Satz aus dieser Summe berechnet und auf Cent gerundet, nicht je Position. Bei Eingabe netto ist Steuer = Nettosumme × Satz ÷ 100. Bei Eingabe brutto ist Steuer = Bruttosumme × Satz ÷ (100 + Satz), und der Nettobetrag ist der Rest: Dann zahlt der Kunde genau die Bruttobeträge, die du eingetippt hast. Gerechnet wird in ganzen Cent, nicht mit Kommazahlen, deshalb gibt es keine Rundungskrümel. Ein Betrag darf höchstens 999.999.999,99 € groß sein, es gibt höchstens 500 Positionen.

Die Umsatzsteuer-Arten. „Mit Mehrwertsteuer" weist die Steuer je Satz aus. Als Kleinunternehmer steht ohne Steuer der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." unter der Summe. „Steuerfrei oder Reverse-Charge" rechnet ebenfalls ohne Steuer und setzt deinen eigenen Hinweistext darunter. Die Vorgabe dort ist nur ein Beispiel. Der Steuersatz jeder Position lässt sich ändern, die Sätze 19 % und 7 % stehen unter „Steuersätze anpassen" als Felder, damit du sie selbst umstellen kannst, falls sie sich ändern.

Die Prüfliste. Sie geht die Pflichtangaben einer Rechnung durch: vollständiger Name und Anschrift von Absender und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Sie prüft, ob etwas dasteht, nicht, ob es stimmt. Eine Anschrift gilt als vollständig, wenn sie mindestens zwei Zeilen hat; ob Straße und Ort wirklich drinstehen, sieht sie nicht. Ob eine Nummer wirklich fortlaufend und einmalig ist, kann sie ebenfalls nicht wissen. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € brutto (Stand Anfang 2026, bitte prüfen) reichen weniger Angaben, das ist die Kleinbetragsrechnung: Darauf weist sie hin, prüft aber weiter alles. Die Grenze steht als Feld in der Prüfliste, damit du sie ändern kannst.

Die PDF. Sie ist A4 und folgt dem Aufbau eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008: Der Empfänger steht im Anschriftfeld links oben, rechts daneben Nummer und Daten, unten die Steuernummer und dein Kontakt. Die Lage entspricht der Form B der DIN 5008 mit Falzmarken am linken Rand. Ob die Anschrift im Fenster deines Umschlags genau sitzt, hängt von Umschlag und Falten ab: Probier es einmal mit einem Probedruck aus. Bei vielen Positionen läuft die Tabelle über mehrere Seiten, der Tabellenkopf wiederholt sich, und jede Seite trägt „Seite 1 von 2". Geschrieben wird in Helvetica, der Standardschrift jeder PDF. Umlaute, ß und das Eurozeichen gehen. Andere Zeichen wie ł, ő oder Emojis kennt die Schrift nicht: Sie werden durch den nächsten Grundbuchstaben oder ein Fragezeichen ersetzt, und die Seite nennt dir jedes ersetzte Zeichen und das Feld, in dem es stand.

Der Überweisungs-QR-Code. Bei Rechnungen mit gültiger IBAN und einem Gesamtbetrag über null kommt neben die Bankverbindung ein Girocode. Die Banking-App des Kunden liest ihn und füllt Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck aus. Er ist 30 mm breit und besteht aus Vektor-Rechtecken, ist also in jeder Größe scharf. Zeichen, die der Standard für den Code nicht zusichert (zum Beispiel é oder ł), ersetzt er im Namen und im Verwendungszweck durch einen Strich. Scann ihn vor dem ersten Versand einmal mit deiner eigenen App und brich ab, ohne zu überweisen. Ist die IBAN ungültig oder der Betrag größer als 999.999.999,99 €, entsteht kein Code, und die Seite sagt es.

Das Logo. PNG, JPG, WebP oder GIF bis 3 MB. Es wird im Browser auf höchstens 900 Pixel Kantenlänge verkleinert, damit die PDF klein bleibt, und oben links platziert, höchstens 65 mm breit und 26 mm hoch. Bei einem Foto werden dabei auch Kameradaten wie der Aufnahmeort verworfen. SVG-Dateien nimmt das Werkzeug nicht: Speichere das Logo vorher als PNG.

Angaben als Datei sichern. „Als Datei sichern" schreibt alle Felder samt Logo in eine JSON-Datei auf deinen Rechner, „Aus Datei laden" liest sie wieder ein. Im Browser bleibt nichts zurück. Die Datei enthält deine Bankdaten und Adressen im Klartext, geh damit um wie mit einer Rechnung. Eine Datei aus einer anderen Quelle oder mit unbekannter Version wird abgelehnt, statt halb geladen zu werden.

Die XRechnung. Bei der Belegart „Rechnung" entsteht auf Knopfdruck zusätzlich eine E-Rechnung im Format XRechnung 3.0 (Syntax UN/CEFACT CII, wie die EN 16931 sie festlegt) als XML-Datei in UTF-8, Dateiname rechnung-Nummer.xml. Darin stehen Nummer, Datum, Fälligkeit, Leitweg-ID oder Käuferreferenz, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, der Absender mit Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. (ohne USt-IdNr. steht die Steuernummer zusätzlich als Kennung des Verkäufers, das verlangt die Norm; USt-IdNrn. stehen ohne Leerzeichen und in Großbuchstaben) und Ansprechpartner (Name, Telefon und E-Mail sind dort Pflicht), der Empfänger mit Anschrift und E-Mail, die Zahlungsart SEPA-Überweisung mit IBAN und Kontoinhaber (ohne gültige IBAN nur „Überweisung" ohne Konto), die Zahlungsbedingung mit Fälligkeitsdatum, jede Position mit Menge, Einheitencode, Nettopreis, Rabatt als Preisnachlass und Steuersatz, dazu Steuer je Satz und die Summen. Die Steuerkategorien: Regelsatz S, 0 % Z, Kleinunternehmer E mit dem Hinweis auf § 19 UStG als Befreiungsgrund, Reverse-Charge AE (erkannt an den Wörtern „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder „Reverse-Charge" in deinem Hinweis), jeder andere Hinweis wird steuerfrei E mit deinem Text als Grund. Einheiten wie Stk., Std., Tag, Monat, kg, l, m, m² und km werden in die Codes der Norm übersetzt, eine unbekannte Einheit wird zu C62 (Stück), und die Prüfung sagt es dir. Bei Bruttoeingabe rechnet die Datei Nettopreise zurück (sechs bis zwölf Nachkommastellen, so viele, dass Menge mal Preis den Zeilenbetrag bis auf zwei Cent trifft) und verteilt Cent-Rundungen so, dass Netto, Steuer und Brutto genau die Beträge der PDF sind. Ein negativer Einzelpreis wird zu einer negativen Menge mit positivem Preis. Eine negative Gesamtsumme macht die Datei zur Gutschrift (Typ 381) mit positiven Beträgen, dem Verwendungszweck „Gutschrift Nummer" und dem Satz „Der Betrag wird Ihnen erstattet." statt Zahlungsziel und Fälligkeit; die PDF bleibt dabei eine Rechnung mit negativer Summe und Zahlungsaufforderung. Vor dem Speichern zählt das Werkzeug auf, was für eine vollständige XRechnung noch fehlt; die Datei entsteht trotzdem, damit du sie ergänzen kannst. Nur wenn die Zahlen Fehler haben oder die Summenprüfung nicht aufgeht, gibt es keine Datei.

Was die XRechnung hier nicht ist. Die Datei folgt dem Aufbau der XRechnung 3.0 und wurde beim Bau dieses Werkzeugs mit einem eigenen Leser gegengerechnet, aber nicht mit dem amtlichen Prüftool der KoSIT (Schematron-Regeln) geprüft. Empfänger mit Prüfsoftware können sie ablehnen, wenn Angaben fehlen oder ein Sonderfall anders kodiert sein müsste: innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhren, Skonto, Anzahlungen, Nachlässe auf die ganze Rechnung oder Anhänge kennt dieses Werkzeug nicht. Eine PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD, PDF/A-3) entsteht nicht: PDF und XML sind zwei getrennte Dateien, die du beide verschickst. Ob du schon zur E-Rechnung verpflichtet bist, hängt von deinem Umsatz und vom Jahr ab; das prüft das Werkzeug nicht.

Grenzen. Die PDF ist eine normale PDF-Rechnung ohne eingebettete Daten, die XML eine XRechnung ohne amtliche Prüfung. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland läuft die Übergangszeit, in der PDF und Papier noch erlaubt sind, je nach Vorjahresumsatz Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 aus. Nach unserem Wissen gibt es Ausnahmen, zum Beispiel für Kleinunternehmer und für Kleinbeträge (Stand Anfang 2026). Ob und ab wann das für dich gilt, prüf bitte selbst, etwa beim Finanzamt oder bei deinem Steuerberater. Die PDF trägt keine elektronische Signatur. Das Werkzeug vergibt und speichert keine Rechnungsnummern, es führt kein Rechnungsbuch, erinnert nicht an unbezahlte Rechnungen und sendet nichts. Es ist eine Hilfe beim Schreiben und keine Steuer- oder Rechtsberatung: Für Zahlen, Sätze und Hinweise auf deinem Beleg bist du selbst verantwortlich.