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Serienbrief

Adressliste aus Excel oder CSV laden, einen Brief mit Platzhaltern schreiben und für jede Zeile einen fertigen Brief bekommen: alle in einer PDF oder einzeln im ZIP. Ohne Word.

Angaben wiederverwenden

Dein Browser merkt sich nichts. Sichere Absender, Brieftext und Spaltenzuordnung als Datei und lade sie beim nächsten Mal wieder. Die Adressliste steckt nicht darin, sie bleibt deine eigene Datei.

1. Adressliste

Adressliste auswählen

Excel (.xlsx) oder CSV, oder einfach hierher ziehen.

XLSX · CSV · TXT · HÖCHSTENS 500 EMPFÄNGER · BLEIBT AUF DEINEM GERÄT

2. Anschrift und Anrede aus den Spalten

Welche Spalte ist was? Nach dem Laden schlagen wir es anhand der Spaltennamen vor. Was leer bleibt, fällt in der Anschrift weg.

Weitere Spalten: Titel, Zusatz, Hausnummer, Land, ganze Anschrift

Nur, wenn deine Liste die Anschrift in einer Zelle hat. Die Felder für Straße bis Land bleiben dann unbeachtet. Firma, Name und Zusatz kommen davor, wenn sie nicht schon in der Zelle stehen.

So steht die Anschrift im Fenster

Erst die Adressliste laden.

3. Von dir (Absender)

4. Datum, Betreff, Anrede

Steht fett über der Anrede. Platzhalter wie {Kundennummer} gehen auch hier.

Anrede

5. Dein Brief

Der Text zwischen Anrede und Gruß, in der Sie-Form an den Empfänger. Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz. Fett, kursiv und Aufzählungszeichen gibt es nicht.

Spalte als Platzhalter einfügen

Erst die Adressliste laden, dann stehen hier ihre Spalten. Ein Druck setzt {Spalte} dort ein, wo zuletzt der Cursor stand: im Betreff, in der Anrede, im Text oder bei den Anlagen.

6. Leere Felder

Zeilen ohne Namen, ohne PLZ und Ort oder mit mehr als neun Zeilen Anschrift werden immer ausgelassen: die Post kann sie nicht zustellen, oder die Anschrift liefe in den Betreff. „Zeile 8“ meint die Zeile in deiner Liste, so wie Excel sie zählt.

Dazu passend: Adressetiketten aus derselben Liste · Excel in CSV umwandeln · Einzelner Brief: Kündigung

Deine Adressliste bleibt auf diesem Gerät. Die Briefe entstehen im Browser, nichts wird hochgeladen, gesendet oder gespeichert.

So funktioniert's
  1. 01Adressliste laden: eine Excel-Datei (.xlsx, das erste sichtbare Blatt) oder eine CSV. Die erste Zeile sollten die Spaltennamen sein, jede weitere Zeile ist ein Empfänger.
  2. 02Prüfen, welche Spalte in die Anschrift gehört, Absender und Betreff eintragen, den Brief schreiben. Mit {Spaltenname} setzt du Werte aus der Liste ein.
  3. 03In der Vorschau durch die Empfänger blättern, dann „Briefe erstellen“: eine PDF mit allen Briefen oder ein ZIP mit einer PDF je Empfänger.

Wofür. Wenn viele Kunden, Patienten oder Mitglieder dasselbe Anschreiben bekommen sollen: eine Preiserhöhung, Betriebsferien, eine Terminerinnerung, die Einladung zur Versammlung oder der Mitgliedsbeitrag. Jeder Brief bekommt seine eigene Anschrift und Anrede.

Platzhalter. {Vorname}, {Kundennummer} oder jede andere Spalte, geschrieben wie in der Kopfzeile; Groß- und Kleinschreibung ist egal. Ist die Zelle leer, fällt der Platzhalter weg, und die Zeile steht bei den Hinweisen. Du entscheidest, ob sie trotzdem gedruckt oder ausgelassen wird. „Zeile“ meint dabei immer die Zeile in deiner Liste, wie Excel sie zählt: die Kopfzeile ist Zeile 1. Ein Platzhalter, den es in der Tabelle nicht gibt, bleibt so im Brief stehen; die Seite sagt es dir vorher. Bedingungen („wenn leer, dann …“) gibt es nicht.

Anrede. Aus der Spalte Anrede oder Geschlecht: Herr, Herrn, m und männlich werden zu „Sehr geehrter Herr Nachname,“, Frau, w und weiblich zu „Sehr geehrte Frau Nachname,“. Leer, Firma, divers oder etwas anderes ergibt „Sehr geehrte Damen und Herren,“, ebenso eine Zeile ohne Nachnamen. Ein Titel wie „Dr.“ aus einer eigenen Spalte oder hinter „Herr“ kommt in Anschrift und Anrede; in der Anrede stehen nur Prof. und Dr. Hat deine Liste nur eine Spalte mit dem ganzen Namen, ordne sie als Nachname zu; die Anrede heißt dann „Sehr geehrte Frau Anna Müller,“.

Anschrift. Die Zeilen im Fenster kommen aus den Spalten Firma, Name, Zusatz, Straße, PLZ und Ort, dazu das Land. Fehlt der Name ganz oder fehlen PLZ und Ort, wird die Zeile immer ausgelassen. Ist nur ein Teil leer (Straße, Hausnummer, PLZ oder Ort) oder fehlt bei einer Person der Nachname, steht die Zeile bei den Hinweisen, und du entscheidest unter 6., ob sie trotzdem gedruckt wird. Eine Spalte mit der ganzen Anschrift wird nicht zerlegt; sie braucht mindestens zwei Zeilen. Hat eine deutsche PLZ nur vier Ziffern (1067 statt 01067), sagen es die Hinweise; geändert wird sie nicht, denn in Österreich und der Schweiz ist das richtig.

Der Brief. A4 nach DIN 5008, Form B, wie bei den anderen Briefen hier: Anschriftfeld 45 mm von oben und 85 mm breit, passend für den Fensterumschlag DIN lang, darüber klein deine Rücksendeangabe in einer Zeile. Ist sie dafür zu lang, endet sie mit „…“, und die Vorschau sagt es dir. Falzmarken bei 105 und 210 mm, Lochmarke bei 148,5 mm. Rechts oben stehst du als Absender, rechts Ort und Datum, dann Betreff, Anrede, Text, Gruß, Platz für die Unterschrift und dein Name. Ein langer Text läuft auf weitere Seiten mit Seitenzahl. Sechs Zeilen Anschrift stehen in normaler Größe im Fenster, eine siebte passt in etwas kleinerer Schrift. Ab acht Zeilen steht die Zeile bei den Hinweisen, ab zehn liefe die Anschrift in den Betreff: dann wird sie ausgelassen.

Schrift und Zeichen. Helvetica, die Standardschrift jeder PDF. Umlaute, ß, é, ñ und das Eurozeichen gehen. Buchstaben wie ł, ş, ř oder ı kennt sie nicht: Sie werden zum Grundbuchstaben (aus Łukasz wird Lukasz). Emojis und Zeichen anderer Schriften werden zu einem Fragezeichen. Die Hinweise nennen jede Zeile, in der das passiert.

Grenzen. Höchstens 500 Empfänger je Durchlauf; größere Listen teilst du in mehrere Dateien. Keine Formatierung im Text, kein Logo, keine andere Schrift. Alte Excel-Dateien (.xls), LibreOffice (.ods) und Numbers bitte vorher als .xlsx oder CSV speichern. Aus Excel kommt der zuletzt gespeicherte Wert einer Formel, ausgeblendete Zeilen werden ausgelassen. Zahlen stehen im Brief so, wie Excel sie zeigt: mit Nachkommastellen, Tausenderpunkt, führender Null (01067) und Währungszeichen (12,50 €). Seltene Formate wie Brüche, Exponenten oder Formate mit Bedingung kommen als einfache Zahl. Zeit: 500 zweiseitige Briefe (1.000 Seiten) brauchten in unseren Tests auf einem Laptop 1,5 bis 3 Sekunden, mit vierfach gedrosseltem Prozessor wie auf einem älteren Handy 6 bis 11 Sekunden. Solange es läuft, zeigt ein Balken den Stand, und du kannst abbrechen.

Angaben als Datei sichern. „Als Datei sichern“ schreibt Absender, Betreff, Text, Anrede und die Spaltenzuordnung in eine JSON-Datei auf deinen Rechner. Die Adressliste gehört nicht dazu. Eine Datei aus einem anderen Werkzeug oder mit unbekannter Version wird abgelehnt statt halb geladen.