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Eigenbeleg ohne Quittung
Parkautomat ohne Zettel, Quittung im Regen aufgeweicht, Trinkgeld bar gezahlt: Für die Buchhaltung braucht jede Ausgabe einen Beleg. Wenn es keinen gibt, schreibst du einen.
Stand: · 2 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
- Frag zuerst nach einem Doppel. Eine Rechnung oder Quittung vom Aussteller ist besser als ein Eigenbeleg.
- Der Eigenbeleg nennt Datum, Betrag, Empfänger, Zweck, den Grund für den fehlenden Beleg und deine Unterschrift.
- Er bleibt die Ausnahme. Das Finanzamt kann ihn ablehnen, und einen Vorsteuerabzug gibt es daraus in der Regel nicht.
So gehst du vor
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Den Eigenbeleg ausfüllen
Trag das Datum der Ausgabe, den Bruttobetrag und den Zahlungsempfänger ein. Beim Zweck schreib so genau, dass später noch klar ist, warum die Ausgabe nötig war, zum Beispiel „Parken beim Kundentermin“. Als Grund wählst du aus der Liste, etwa „Beleg verloren“ oder „Automat ohne Beleg“.
Eigenbeleg schreiben -
Ausdrucken und unterschreiben
Das Werkzeug rechnet in ganzen Cent und schreibt den Betrag auch in Worten. Du lädst „Eigenbeleg als PDF“ herunter, druckst ihn aus und unterschreibst von Hand. Eine Belegnummer schlägt das Werkzeug vor, mit „Nächste Nummer“ zählst du hoch.
Eigenbeleg als PDF -
Nachweise dazulegen
Gibt es einen Kontoauszug oder eine Kartenabrechnung, die die Zahlung zeigt, leg sie dazu. Sie ersetzt keinen Beleg, macht den Eigenbeleg aber glaubwürdiger. Fügst du alles zu einer PDF zusammen, bleibt es beisammen.
PDF zusammenfügen -
Ins Kassenbuch eintragen
Wer ein Kassenbuch führt, trägt die Ausgabe dort mit der Belegnummer des Eigenbelegs ein. So findet später jemand den Beleg zur Buchung.
Kassenbuch
Vorbereitet sein
Das Werkzeug bietet ein leeres Formular als PDF an. Leg es ins Handschuhfach oder in die Tasche, dann füllst du den Beleg vor Ort mit dem Stift aus, solange du noch weißt, was du bezahlt hast.
Gut zu wissen
- Keine Steuerberatung. Ob das Finanzamt einen Eigenbeleg anerkennt, entscheidet es im Einzelfall. Wer unsicher ist, fragt Steuerberatung oder Finanzamt.
- Größere Beträge und häufige Eigenbelege fallen auf. Ersatz soll es nur geben, wenn kein Beleg zu bekommen ist.
- Bewirtung hat einen eigenen Beleg mit weiteren Pflichtangaben. Den findest du im selben Werkzeug.
- Zeichen: Die PDF nutzt eine Standardschrift. Umlaute, ß und das Eurozeichen gehen, Emojis nicht.