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Eigenbeleg und Bewirtungsbeleg
Quittung verloren, Parkautomat ohne Beleg, Essen mit Kunden: Hier entsteht der Beleg, den die Buchhaltung dann braucht, als PDF zum Unterschreiben.
Für eine Ausgabe, zu der es keinen Beleg gibt: Parkautomat, Trinkgeld, Flohmarkt, verlorene Quittung. Eigenbelege sind die Ausnahme und sollten selten bleiben. Das Finanzamt kann sie ablehnen, und aus einem Eigenbeleg gibt es in der Regel keinen Vorsteuerabzug.
Für ein Essen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Bewerbern. Die maschinell erstellte, registrierte Rechnung der Gaststätte muss beigefügt werden. Mach die Angaben zeitnah, am besten noch am selben Tag.
Hier wird nichts von selbst gespeichert. Wer die Angaben wieder braucht, etwa Aussteller und Belegnummer, sichert sie als kleine Datei auf dem eigenen Gerät und lädt sie später wieder.
Nur zur Information auf dem Beleg. Aus einem Eigenbeleg gibt es in der Regel keinen Vorsteuerabzug, weil keine Rechnung vorliegt. Die meisten lassen das Feld auf „Nicht ausweisen“.
So genau, dass später noch klar ist, warum die Ausgabe geschäftlich war.
Wer das Geld ausgegeben hat und den Beleg unterschreibt.
Vorschlag: EB, Jahr, laufende Nummer. „Nächste Nummer“ zählt eins hoch, zum Beispiel für den nächsten Beleg.
A5 quer ist ein halbes A4-Blatt und passt zu den übrigen Quittungen in den Ordner. Bei sehr viel Text nimm A4, dann bleibt alles auf einem Blatt.
Kaffee, Tee und Gebäck bei einer Besprechung sind keine Bewirtung, sondern Aufmerksamkeiten: voll abziehbar und ohne diesen Beleg, der normale Kaufbeleg reicht (R 4.10 Abs. 5 EStR, Stand 2026, bitte prüfen).
Die erste Zeile bist du als Gastgeber. Danach jede bewirtete Person mit Namen, bei Geschäftspartnern mit Firma oder Funktion. Auch Mitarbeiter, die mitgegessen haben, gehören dazu.
Konkret und mit Bezug zum Geschäft. „Geschäftsessen“ allein reicht dem Finanzamt nicht: Worum ging es, mit wem, zu welchem Auftrag?
Der Rechnungsbetrag ist der Endbetrag der Rechnung, mit Umsatzsteuer. Trinkgeld steht nicht auf der Rechnung: Lass es dir vom Personal auf der Rechnung quittieren oder schreib dafür einen Eigenbeleg.
Trag sie ein, wenn du Vorsteuer abziehen kannst: Dann wird die Aufteilung vom Nettobetrag gerechnet, und die Vorsteuer ist davon unberührt in voller Höhe abziehbar. Ohne Eintrag rechnen wir vom Bruttobetrag, so wie es etwa für Kleinunternehmer passt.
Als Betriebsausgabe abziehbar sind 70 % der angemessenen Bewirtungskosten, 30 % nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Das begrenzt nur den Betriebsausgabenabzug, nicht die Vorsteuer. Bei Rechnungen über 250 Euro muss dein Name als Bewirtender auf der Rechnung stehen.
Sobald die nötigen Angaben stehen, erscheint hier der Beleg.
Das ist die echte PDF, nicht ein Modell davon. Ausdrucken, von Hand unterschreiben und zu den Unterlagen legen.
Für die Schublade oder das Handschuhfach: derselbe Eigenbeleg ohne Angaben, zum Ausfüllen mit dem Stift.
Ausgedruckt wird immer auf A4. Zwei je Blatt ergibt zwei Formulare im Format A5 quer mit einer Schnittlinie dazwischen.
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Alles bleibt auf diesem Gerät. Nichts wird hochgeladen, nichts im Browser gespeichert.
So funktioniert's
- 01Oben wählen: Eigenbeleg für eine Ausgabe ohne Beleg oder Bewirtungsbeleg für ein Geschäftsessen.
- 02Die Felder ausfüllen. Was fehlt oder nicht passt, steht direkt am Feld; darunter siehst du Betrag, Betrag in Worten und beim Bewirtungsbeleg die Aufteilung, dazu die Vorschau.
- 03PDF herunterladen, ausdrucken, von Hand unterschreiben und zu den Unterlagen legen. Beim Bewirtungsbeleg gehört die Rechnung der Gaststätte dazu.
Eigenbeleg. Er ersetzt einen Beleg, den es nicht gibt oder der verloren ist. Darauf stehen Datum, Betrag, Empfänger, Zweck, der Grund, warum kein Beleg da ist, und deine Unterschrift. Eigenbelege sind die Ausnahme und für kleine Beträge gedacht; wer sie oft oder für große Summen schreibt, bekommt Fragen. Das Finanzamt kann sie ablehnen. Aus einem Eigenbeleg gibt es in der Regel keinen Vorsteuerabzug, auch wenn du die Steuer auf Wunsch zur Information ausweist.
Bewirtungsbeleg. Für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen, Einzelheiten stehen in R 4.10 EStR. Die maschinell erstellte, registrierte Rechnung der Gaststätte muss beigefügt sein. Bei einer Rechnung über 250 Euro muss dein Name als Bewirtender darauf stehen. In R 4.10 Abs. 8 EStR steht noch 150 Euro, seit 2017 gilt aber die Grenze der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, so auch das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (Stand 2026, bitte prüfen; die Grenze ist oben ein Feld). Die Angaben sollen zeitnah gemacht werden. Ein allgemeines Wort wie „Geschäftsessen“ reicht als Anlass nicht, das Werkzeug weist dann darauf hin. Kaffee, Tee und Gebäck bei einer Besprechung gelten nicht als Bewirtung, sondern als Aufmerksamkeit (R 4.10 Abs. 5 EStR): Sie sind voll abziehbar und brauchen diesen Beleg nicht.
Rechnen. Alles in ganzen Cent. Abziehbar ist der eingestellte Anteil, kaufmännisch gerundet (ab einem halben Cent aufwärts), nicht abziehbar ist der Rest; beide ergeben zusammen immer genau den Betrag. Beispiele bei 70 %: 100,00 € ergeben 70,00 € und 30,00 €; 0,01 € ergeben 0,01 € und 0,00 €. Trägst du die Umsatzsteuer der Rechnung ein, wird vom Nettobetrag plus Trinkgeld gerechnet, denn die Vorsteuer ist voll abziehbar und nur der Betriebsausgabenabzug ist begrenzt. Ohne Eintrag rechnen wir vom Bruttobetrag. Beim Eigenbeleg rechnet das Werkzeug die Steuer aus dem Brutto heraus: 119,00 € bei 19 % sind 100,00 € netto und 19,00 € Steuer.
Leeres Formular. Beide Belege gibt es auch ohne Angaben, zwei je A4-Blatt mit Schnittlinie oder eins je Blatt. Gaststätten legen den Bewirtungsbeleg so zur Rechnung.
Sichern. Das Werkzeug hat kein Gedächtnis: Beim Schließen sind die Angaben weg. „Als Datei sichern“ schreibt sie in eine kleine JSON-Datei auf deinem Gerät, „Aus Datei laden“ holt sie zurück. Eine Datei aus einer anderen Quelle wird abgelehnt statt halb geladen.
Grenzen. Die PDF nutzt die Standardschrift Helvetica: Umlaute, ß und das Eurozeichen gehen, Emojis und Zeichen aus anderen Schriften nicht. Die nennt das Werkzeug am Feld, statt sie still zu ersetzen. Ob eine Bewirtung angemessen und geschäftlich veranlasst ist, prüft das Werkzeug nicht. Es ist eine Rechenhilfe und ein Formular, keine Rechts- oder Steuerberatung.