Sitzungsprotokoll schreiben

1. 01Kopf ausfüllen: Verein oder Gremium, Art der Sitzung, Datum, Zeiten, Ort, wer geleitet und wer protokolliert hat, wer da war. Bei der Mitgliederversammlung die Zahl der Stimmberechtigten und die Feststellungen zu Beginn.
2. 02Je Tagesordnungspunkt Titel und Aussprache schreiben, dann das Ergebnis: ohne Abstimmung, Beschluss mit Ja, Nein und Enthaltungen, oder Wahl. Das Werkzeug sagt sofort, ob der Antrag angenommen ist, und warnt, wenn mehr Stimmen gezählt sind, als Stimmberechtigte da waren.
3. 03Protokoll als PDF herunterladen, unterschreiben lassen, verschicken. Den Beschlussauszug braucht, wer nur einen Beschluss nachweisen muss, etwa beim Registergericht oder bei der Bank. Als Datei sichern nicht vergessen.

Die Mehrheiten. Einfache Mehrheit: mehr Ja- als Nein-Stimmen, bei Gleichstand ist der Antrag abgelehnt. Enthaltungen zählen dabei nicht (Vorgabe); setzt du das Häkchen „Enthaltungen zählen als abgegebene Stimmen“, braucht es mehr Ja-Stimmen als Nein und Enthaltungen zusammen. Mehrheit der Anwesenden (manche Satzungen sagen „absolute Mehrheit“): mehr als die Hälfte der anwesenden Stimmberechtigten, gezählt wird gegen alle, die abstimmen durften; Enthaltungen und wer nicht abstimmt, wirken wie Nein. Zwei Drittel und drei Viertel: mindestens so viele Ja-Stimmen, gemessen an den abgegebenen Stimmen; genau zwei Drittel (12 von 18) oder genau drei Viertel (15 von 20) reichen. Gerechnet wird mit ganzen Zahlen, ohne Rundung. Nach § 33 BGB braucht eine Satzungsänderung drei Viertel der abgegebenen Stimmen und eine Änderung des Vereinszwecks die Zustimmung aller Mitglieder, die nicht erschienenen in Textform, jeweils wenn die Satzung nichts anderes bestimmt (Stand September 2026, bitte prüfen). Die Zustimmung aller rechnet das Werkzeug nicht nach; steht bei einem Beschluss mit Abstimmung „Vereinszweck“ im Titel oder Beschlusstext, erinnert es daran. Welche Mehrheit für welchen Beschluss gilt, steht in deiner Satzung; sie geht jeder Vorgabe hier vor.

Stimmen gegen Stimmberechtigte. Die Zahl der Stimmberechtigten kommt aus dem Feld im Kopf oder, wenn es leer ist, aus der Zahl der Namen unter „Anwesend“. Kam jemand später oder ging früher, trägst du beim Punkt eine eigene Zahl ein. Sind mehr Stimmen gezählt als Stimmberechtigte da waren, warnt die Seite; die PDF entsteht trotzdem, weil manche Satzungen Vollmachten erlauben. Prüf in dem Fall die Zählung.

Vorstandswahlen und Vereinsregister. Für die Eintragung eines neuen Vorstands verlangt das Registergericht meist eine Abschrift des Protokolls oder einen Auszug mit Ort und Datum der Versammlung, der Feststellung, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde und die Versammlung beschlussfähig war, Name, Geburtsdatum und Wohnort der Gewählten, dem Wahlergebnis mit Stimmenzahlen und der Erklärung, dass die Gewählten die Wahl angenommen haben, unterschrieben so, wie die Satzung es vorschreibt. Die Anmeldung selbst läuft über ein Notariat. Stand September 2026, bitte beim Registergericht oder Notariat prüfen, was im Einzelfall verlangt wird.

Das PDF. A4, oben der Kopf mit Datum, Zeit, Ort, Leitung, Protokoll und Anwesenden, dann die Feststellungen und die Tagesordnungspunkte. Beschlüsse und Wahlen stehen in einem grauen Kasten mit Stimmen, Regel und Ergebnis. Lange Punkte laufen über die Seite weiter, eine Überschrift bleibt nie allein unten stehen. Am Ende stehen alle Aufgaben in einer Tabelle, darunter die Zeilen für Ort, Datum und die Unterschriften von Sitzungsleitung und Protokollführung, auf jeder Seite unten „Seite x von y“. Die Anwesenheitsliste kann als nummerierte Anlage auf eigene Seiten. Geschrieben wird in Helvetica: Umlaute, ß und € gehen; Buchstaben wie ł oder ő werden ersetzt, Emojis werden zu „?“, und die Seite nennt jedes ersetzte Zeichen. In der Aussprache gehen Listen mit „- “ oder „1. “, **fett** und *kursiv*; eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz.

Unterschreiben. Das Werkzeug setzt nur die Zeilen. Unterschrieben wird auf Papier, oder am Handy: PDF sichern und unter /pdf/unterschreiben/ die Unterschrift setzen. Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur.

Angaben als Datei sichern. „Als Datei sichern“ schreibt das ganze Protokoll in eine JSON-Datei auf dein Gerät, „Aus Datei laden“ liest sie wieder ein. „Vorlage für nächste Sitzung“ behält Verein, Art der Sitzung, Ort samt Videokonferenz, Leitung, Protokollführung, Anwesende samt Anlage-Schalter und die Tagesordnungspunkte mit Titel, Art des Ergebnisses und Mehrheitsregel (auch ob Enthaltungen zählen und ob der Punkt in den Auszug kommt). Leer werden Datum, Zeiten, Stimmberechtigte, Entschuldigte, Gäste, die Häkchen der Feststellungen samt Satz zur Beschlussfähigkeit, Aussprache, Beschlusstexte, Stimmen, Wahlen und Aufgaben. Dein Formular bleibt dabei, wie es ist. Im Browser bleibt nichts zurück; wer die Seite schließt, ohne zu sichern, verliert die Eingaben, deshalb fragt der Browser vorher nach. Eine Datei aus einem anderen Werkzeug oder mit unbekannter Version wird abgelehnt statt halb geladen.

Grenzen. Höchstens 60 Tagesordnungspunkte und 30 Aufgaben je Punkt. Das Werkzeug prüft nicht, ob die Versammlung nach deiner Satzung wirklich beschlussfähig war, ob richtig eingeladen wurde oder ob eine Wahl wirksam ist. Geheime Wahlen mit mehreren Kandidaten und Stichwahl bildet es nur ab, wenn du je Kandidat einen eigenen Punkt anlegst. Es ist eine Hilfe beim Schreiben, keine Rechtsberatung.