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PDF verkleinern für E-Mail
Der Anhang ist zu groß und die Mail kommt zurück. So bekommst du die Datei klein genug, ohne sie irgendwo hochzuladen.
Stand: · 3 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
- Öffne die Datei in „PDF komprimieren“, lass die Stufe „Mittel“ stehen und lade das Ergebnis herunter.
- Reicht das nicht, nimm „Stark“ und schalte „Graustufen“ ein.
- Die Seiten sind danach Bilder. Behalte deshalb dein Original.
Viele Postfächer nehmen 20 bis 25 MB je Mail an, manche Firmen und Behörden nur 5 oder 10 MB. Dazu kommt: Beim Versand wächst ein Anhang um rund ein Drittel. Eine Datei mit 18 MB kann also schon an einer Grenze von 20 MB scheitern. Plane Luft ein.
So gehst du vor
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Mit der Stufe „Mittel“ komprimieren
Zieh die PDF in das Feld. „Mittel“ ist voreingestellt: Jede Seite wird mit 130 dpi gezeichnet und als JPG in eine neue PDF gelegt. Tipp auf „PDF komprimieren“. Danach steht dort zum Beispiel „12 Seiten · vorher 8,4 MB, jetzt 1,9 MB“. Die neue Datei heißt wie dein Original mit dem Zusatz „-klein“.
PDF komprimieren öffnen -
Noch zu groß? Seiten weglassen
Oft braucht der Empfänger nicht alles. Unter „Ordnen & Drehen“ siehst du jede Seite als kleines Bild und löschst leere Rückseiten, Deckblätter oder doppelte Scans mit einem Tipp. Komprimiere danach noch einmal, diesmal mit „Stark“ und „Graustufen“.
Seiten ordnen und löschen -
Immer noch zu groß? In Teile zerlegen
Wähl in „PDF teilen“ den Modus „Alle N Seiten“ und trag ein, wie viele Seiten in jede Datei sollen. Du bekommst alle Teile zusammen als ZIP. Die ZIP-Datei fasst sie nur zusammen, kleiner macht sie nichts: Entpack sie und häng jeden Teil an eine eigene Mail. Schreib dem Empfänger dazu, wie viele Mails kommen.
PDF teilen öffnen
Welche Stufe wofür?
| Stufe | Auflösung | Passt für |
|---|---|---|
| Leicht | 170 dpi | Der Empfänger druckt die Datei aus. Kleine Schrift bleibt scharf. |
| Mittel | 130 dpi | Lesen am Bildschirm, der übliche Mail-Anhang. Damit anfangen. |
| Stark | 96 dpi | Nur noch zum Ansehen. Kleingedrucktes kann unscharf werden. |
Wie viele MB am Ende herauskommen, hängt vom Inhalt ab: Scans und Fotos schrumpfen stark, in Graustufen noch etwas mehr. Eine feste Zielgröße kannst du nicht einstellen. Probier die Stufen der Reihe nach und lies jedes Mal die Zeile mit „vorher“ und „jetzt“. Öffne das Ergebnis einmal und prüf, ob die kleinste Schrift noch lesbar ist, bevor du es abschickst.
Gut zu wissen
- Aus Text werden Bilder. In der kleinen Datei lässt sich nichts mehr markieren oder durchsuchen, Links und Formularfelder sind weg. Für Verträge, in denen du später suchen willst, ist das der falsche Weg.
- Reine Text-PDFs werden kaum kleiner. Eine PDF aus Word ist schon kompakt. Würde das Ergebnis nicht mindestens 5 % kleiner, sagt dir das Werkzeug das und bietet keine Datei an.
- Die PDF besteht aus Handyfotos? Dann bau sie besser neu: Bilder → PDF rechnet mit der Einstellung „Kleiner“ jedes Foto auf höchstens 2000 Pixel herunter.
- Passwortgeschützte PDFs lassen sich nicht öffnen. Kennst du das Passwort, legst du vorher mit PDF-Passwort entfernen eine Fassung ohne Abfrage an.
Diese Werkzeuge kommen vor
- KomprimierenGroße PDF kleiner machen, z. B. für den Mail-Versand
- Ordnen & DrehenSeiten mit Vorschau sortieren, drehen, löschen
- TeilenSeiten herauslösen oder in feste Blöcke zerlegen
- Bilder → PDFFotos und Scans zu einer PDF machen
- Passwort entfernenAbfrage aus deiner eigenen PDF nehmen, wenn du das Passwort kennst