> beleg reisekosten
Reisekostenabrechnung
Dienstreise abrechnen: Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungspauschalen und Belege zusammenstellen, den Vorschuss abziehen und alles als PDF zum Unterschreiben ausgeben. Jeder Satz ist ein Feld, das du prüfst.
Im Browser bleibt nichts zurück. Wer später weitermachen oder die nächste Reise mit denselben Angaben beginnen will, sichert die Abrechnung als Datei (JSON) auf dem eigenen Gerät und lädt sie wieder. Vor dem Schließen der Seite fragt der Browser nach, wenn etwas noch nicht gesichert ist.
Reisende Person
Alles hier ist freiwillig. Leere Felder stehen in der PDF als Linie zum Ausfüllen mit dem Stift.
Reise
Die Pauschalen für das Land trägst du unten bei der Verpflegung ein.
Es zählt die Zeit, in der du weder zu Hause noch an deiner ersten Tätigkeitsstätte bist (in der Regel der Betrieb oder das Büro, dem du fest zugeordnet bist): vom Losfahren bis zur Rückkehr. Fährst du vom Büro los, zählt die Zeit ab dem Büro.
Die Reise geht über zwei Kalendertage. Mit Übernachtung gibt es für An- und Abreisetag je die Pauschale für mehr als 8 Stunden. Ohne Übernachtung werden die Stunden beider Tage zusammengezählt, und es gibt höchstens eine Pauschale. Automatisch heißt: mit Übernachtung, wenn eine Hotelrechnung oder eine Übernachtungspauschale eingetragen ist oder die Reise 24 Stunden oder länger dauert.
Verpflegungsmehraufwand
Pauschalen je Reisetag, gekürzt für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber stellt.
Reisetage
Häkchen nur, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit stellt oder bezahlt, auch über eine Hotelrechnung auf die Firma. Ein Essen, zu dem dich ein Kunde einlädt, zählt nicht.
Trag oben Beginn und Ende der Reise ein, dann stehen hier die Reisetage mit ihren Pauschalen.
Fahrtkosten
Eigenes Fahrzeug
Vorgabe für das Auto: 0,30 € je gefahrenem Kilometer, Stand 2026, bitte prüfen. Für Motorrad oder Motorroller sind es 0,20 €. Hin- und Rückfahrt zählen beide.
Fahrkarten und andere Belege
Bahn, Flug, Fernbus, Taxi, Nahverkehr, Mietwagen oder Carsharing: je Beleg eine Zeile mit dem Betrag laut Beleg.
Übernachtung
Hotelrechnungen mit dem Betrag laut Beleg. Frühstück gehört nicht zu den Übernachtungskosten: Ist die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt, gilt das Frühstück als gestellt; dann trägst du die Rechnung ganz ein und setzt oben am Tag das Häkchen Frühstück. Zahlst du selbst und das Frühstück ist im Preis, zieh es vom Betrag ab. Steht es nicht einzeln auf der Rechnung, zieht man üblicherweise so viel ab, wie oben die Kürzung fürs Frühstück ausmacht.
Pauschale für Nächte ohne Rechnung
Nur, wenn dein Arbeitgeber sie zahlt, etwa für eine Nacht bei Bekannten. Im Inland 20 € je Nacht, Stand 2026, bitte prüfen. Für die eigene Steuererklärung zählen nur die tatsächlichen Kosten laut Beleg.
Nebenkosten
Parken, Maut oder Vignette, Gepäck, dienstliche Telefonate und Internet: je Beleg eine Zeile mit Belegnummer.
Ergebnis
PDF zum Unterschreiben
Abrechnungsformular mit Kopf, Tabellen je Kostenart, Zusammenstellung, Zeilen für die Unterschrift, „sachlich richtig“ und „rechnerisch richtig“, dazu die Belegliste als Anlage.
Am Handy unterschreiben: PDF sichern und unter /pdf/unterschreiben/ die Unterschrift setzen. Oder ausdrucken, von Hand unterschreiben und mit den Originalbelegen abgeben.
Sobald Beginn und Ende der Reise stehen, erscheint hier die erste Seite der PDF.
Das ist die echte PDF, nicht ein Modell davon.
Auch praktisch: Eigenbeleg, wenn eine Quittung fehlt · Belegfotos zu einer PDF · Dienstreise und Pendlerpauschale überschlagen · Fahrten mit Kilometergeld sammeln
Alles bleibt auf diesem Gerät. Nichts wird hochgeladen, nichts im Browser gespeichert.
So funktioniert's
- 01Person und Reise eintragen: Anlass, Ziel, Beginn und Ende mit Datum und Uhrzeit. Die Reisetage mit ihren Pauschalen stehen danach sofort da.
- 02An jedem Tag anhaken, welche Mahlzeiten der Arbeitgeber gestellt hat. Dann Fahrten, Fahrkarten, Hotelrechnungen und Nebenkosten mit Belegnummer eintragen.
- 03Vorschuss eintragen, Ergebnis prüfen und die Abrechnung als PDF herunterladen. Wer weitermachen will, sichert sie als Datei.
Verpflegungspauschale (Inland, Stand 2026, bitte prüfen): 14 € für einen Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, genau 8 Stunden reichen nicht. Bei einer Reise mit Übernachtung gibt es 14 € für den Anreise- und den Abreisetag, ohne Mindestzeit, und 28 € für jeden Tag dazwischen. 28 € gibt es für jeden Kalendertag, an dem du volle 24 Stunden unterwegs bist, auch wenn die Reise um 0:00 Uhr beginnt oder um 24 Uhr endet. Viele sagen zu diesem Teil Spesen.
Über Mitternacht ohne Übernachtung: Beginnt die Reise an einem Tag und endet am nächsten, ohne dass du auswärts übernachtest, werden die Stunden beider Tage zusammengezählt. Sind es mehr als 8, gibt es einmal 14 €, und zwar für den Tag, an dem du länger unterwegs warst. Beispiel: 17 Uhr bis 3 Uhr sind 10 Stunden, davon 7 am ersten Tag, also 14 € für den ersten Tag. Sind beide Tage gleich lang, nimmt das Werkzeug den ersten; das Gesetz regelt diesen Fall nicht ausdrücklich. Warst du an einem der beiden Tage volle 24 Stunden unterwegs, gibt es für ihn 28 €.
Gestellte Mahlzeiten: Die Pauschale sinkt je Frühstück um 20 % und je Mittag- oder Abendessen um 40 % der Pauschale für einen vollen Tag. Bei 28 € sind das 5,60 € und 11,20 €. Weniger als 0 € wird ein Tag nicht. Ein Beispiel: Drei Tage von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 18 Uhr ergeben 14 + 28 + 14 = 56 €; mit Frühstück im Hotel am Dienstag und Mittwoch sind es 56 − 2 × 5,60 = 44,80 €.
Fahrt und Übernachtung: Mit dem eigenen Auto zählt jeder gefahrene Kilometer mit dem Satz aus dem Feld (Vorgabe 0,30 €). Fahrkarten, Hotel und Nebenkosten zählen mit dem Betrag laut Beleg. Die Übernachtungspauschale darf nur der Arbeitgeber steuerfrei zahlen, und nur für Nächte ohne Rechnung.
Ausland: Die Pauschalen je Land stehen im jährlichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den Auslandsreisekosten. Du trägst sie selbst ein; das Werkzeug rechnet dann mit diesen Sätzen, auch für die Kürzung.
Länger als drei Monate: Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Stelle gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate. Das Werkzeug weist darauf hin, kürzt aber nichts.
Rechnen: Alle Beträge in ganzen Cent, kaufmännisch gerundet. Zeiten zählen nach der Uhr: Die Umstellung auf Sommer- oder Winterzeit rechnet das Werkzeug nicht mit. Rückkehr um 0:00 Uhr zählt als 24 Uhr am Vortag. Bis 366 Kalendertage, 300 Fahrten und 300 Belege.
Sichern: „Als Datei sichern“ schreibt alle Angaben in eine JSON-Datei auf dein Gerät, „Aus Datei laden“ liest sie wieder ein. Eine Datei aus einer anderen Quelle oder einer neueren Fassung wird abgelehnt statt halb geladen.
Grenzen: Die PDF schreibt in der Standardschrift. Emoji und Zeichen aus anderen Schriftsystemen fehlen dort, Buchstaben mit seltenen Akzenten werden zum Grundbuchstaben; die Seite sagt vorher, welche. Das Werkzeug ist eine Rechenhilfe mit den Sätzen, die du einträgst, keine Steuerberatung.