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Fahrtenliste für Dienstfahrten und Ehrenamt
Fahrten mit dem eigenen Auto aufschreiben und abrechnen: beim Arbeitgeber, beim Verein oder in der Steuererklärung. Die Kilometerstände werden geprüft, das Kilometergeld rechnet sich von selbst.
ergibt sich aus den Fahrten
Im Browser bleibt nichts zurück. Wer die Liste weiterführen will, sichert sie als Datei (JSON) auf dem eigenen Gerät und lädt sie beim nächsten Mal wieder. Vor dem Schließen der Seite fragt der Browser nach, wenn etwas noch nicht gesichert ist.
Bis zu diesem Satz darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten.
0,30 € je Kilometer für das Auto und 0,20 € für Motorrad, Roller oder Moped darf der Arbeitgeber für Dienstfahrten mit deinem eigenen Fahrzeug steuerfrei erstatten; derselbe Satz gilt, wenn du Dienstfahrten in der Steuererklärung ansetzt (Stand 2026, bitte prüfen). Zahlt dein Arbeitgeber oder Verein einen eigenen Satz, trag ihn ein. Erstattet werden nur Fahrten der Art „Dienstlich“ und „Ehrenamt“.
Die Fahrten stehen nach Datum, am selben Tag nach dem Kilometerstand. Eine Fahrt rückt an ihren Platz, sobald du das Datum oder den Stand verlässt. Stehen Start und Ende da, rechnet sich „km gefahren“ von selbst; sonst trägst du nur die gefahrenen km ein.
Eine neue Fahrt beginnt beim Endstand der letzten und am Ziel der letzten. Der Knopf mit den Pfeilen legt die Rückfahrt an: Start und Ziel getauscht, gleiche Strecke. Enter springt in die nächste Zeile, in der letzten legt es eine neue an.
Je Monat und Art
| Monat | Fahrten | Dienstlich | Ehrenamt | Privat | Arbeitsweg | Zusammen | Kilometergeld |
|---|
Kilometer in km. Das Kilometergeld wird je Monat einmal gerundet, kaufmännisch auf ganze Cent.
Importieren: CSV oder aus Excel kopiert
Eine Liste aus Excel, einem anderen Programm oder eine CSV, die du hier heruntergeladen hast. Du sagst, welche Spalte was ist, siehst eine Vorschau und übernimmst dann.
Aus Excel kopiert sind die Spalten mit Tab getrennt; das wird erkannt.
| Datum | Stand Start | Stand Ende | km | Ziel | Zweck | Art | Hinweis |
|---|
PDF und CSV enthalten die Fahrten, die der Filter oben zeigt, und nur solche mit Datum und Kilometern. Die PDF ist ein A4-Blatt quer: Tabelle, darunter die Abrechnung mit km je Art, Kilometergeld und zwei Unterschriftszeilen („Fahrer/in“ und „geprüft“). „Je Monat“ gibt jedem Monat eigene Seiten mit eigener Abrechnung. Die CSV hat Semikolons, deutsche Zahlen und UTF-8 mit BOM, damit Excel sie direkt öffnet; sie lässt sich hier wieder importieren.
Am Handy unterschreiben: PDF sichern und unter /pdf/unterschreiben/ die Unterschrift setzen.
Sobald eine Fahrt mit Datum und Kilometern dasteht, erscheint hier das Blatt.
Dazu passt: Dienstreise und Verpflegungspauschale · Kassenbuch · PDF unterschreiben · Reisekosten mit Verpflegungspauschale abrechnen
Deine Fahrten bleiben auf diesem Gerät. Nichts wird hochgeladen, nichts im Browser gespeichert.
So funktioniert's
- 01Name, Fahrzeug und den Satz je Kilometer eintragen. Für das Auto steht 0,30 € schon drin.
- 02Je Fahrt: Datum, Art, Kilometerstand bei Start und Ende (oder nur die gefahrenen km), Start, Ziel, Zweck und Kunde oder Anlass. Oder eine Liste aus Excel importieren.
- 03Monat und Art im Filter wählen, die Abrechnung als PDF ausgeben und unterschreiben. Die Liste als Datei sichern, damit du sie weiterführen kannst.
Wofür die Liste taugt. Wer mit dem eigenen Auto dienstlich fährt, bekommt vom Arbeitgeber oft ein Kilometergeld oder setzt die Fahrten in der Steuererklärung an. Wer für den Verein fährt, rechnet beim Kassenwart ab. In beiden Fällen braucht es eine Liste mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometern; genau die entsteht hier, mit Summen und Unterschriftszeilen.
Wofür nicht. Für einen Firmenwagen, den du ohne die 1-%-Regel versteuern willst, erkennt das Finanzamt nur ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch an: zeitnah, lückenlos und in einer Form, die nachträgliche Änderungen ausschließt oder sichtbar macht, also ein gebundenes Heft oder ein elektronisches Fahrtenbuch, das Änderungen protokolliert. Der Bundesfinanzhof hat ein Fahrtenbuch als Excel-Datei verworfen, weil es sich jederzeit ändern lässt (Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04). Eine JSON-Datei mit Monatsausdruck ist rechtlich dasselbe. Wer die Fahrten hier vorbereitet und dann ins gebundene Heft überträgt, hat eine saubere Vorlage, aber das Heft muss trotzdem zeitnah geführt sein.
Rechnen. Kilometer werden in Zehnteln gerechnet, Geld in ganzen Cent. Gefahrene km sind Stand Ende minus Stand Start; stehen nur die gefahrenen km da, zählen sie. Aus zwei der drei Angaben ergänzt die Liste die dritte für die Prüfung; in die PDF kommen nur Kilometerstände, die du selbst eingetragen hast, die gefahrenen km stehen immer drin. Kilometergeld ist die Summe der dienstlichen und ehrenamtlichen km mal Satz, einmal kaufmännisch gerundet: 437 km mal 0,30 € sind 131,10 €. Private Fahrten und der Weg zur Arbeit zählen zu den gefahrenen km, aber nicht zum Kilometergeld. Der Anteil dienstlich und Ehrenamt ist nur aussagekräftig, wenn du auch die privaten Fahrten einträgst.
Prüfung der Stände. Beginnt eine Fahrt mit einem höheren Stand, als die Fahrt davor geendet hat, ist das eine Lücke: nicht aufgeschriebene Kilometer, etwa private Fahrten. Beginnt sie tiefer, überschneiden sich zwei Fahrten; dann stimmt ein Stand nicht. Beides steht mit den Kilometern an der Zeile. Eine Fahrt nur mit gefahrenen km schiebt den erwarteten Stand um ihre km weiter. Ende kleiner als Start ist ein Fehler: Die Fahrt zählt nicht mit, bis das stimmt. Mehr als 1.500 km in einer Fahrt meldet die Liste als möglichen Tippfehler.
Import. CSV-Datei laden oder eine Tabelle einfügen. Trennzeichen und Kopfzeile werden erkannt, die Spalten schlägt die Liste anhand der Überschriften vor (Datum, Kilometerstand Beginn, Reiseziel, Reisezweck …). Datum als 02.03.2026, 2.3.26 oder 2026-03-02. Die Art darf als Wort dastehen (dienstlich, geschäftlich, Ehrenamt, Verein, privat, Arbeitsweg); fehlt sie, gilt die Art, die du wählst. Zeilen ohne lesbares Datum oder ohne Kilometer werden genannt und übersprungen.
Sichern. „Als Datei sichern“ schreibt Angaben, Satz und alle Fahrten in eine JSON-Datei auf dein Gerät; „Aus Datei laden“ liest sie wieder ein. Eine Datei aus einer anderen Quelle oder mit einer anderen Version wird abgelehnt statt halb geladen. Bis 20.000 Fahrten; die Liste zeigt je 30, damit sie flüssig bleibt.
Grenzen. Ein Satz für die ganze Liste: Wer zwei Stellen mit verschiedenen Sätzen abrechnet, führt zwei Listen. Keine Verpflegungspauschale, keine Übernachtung, keine Parkgebühren. Die PDF schreibt in der Standardschrift; Emojis und Zeichen aus anderen Schriftsystemen erscheinen dort als Fragezeichen, das wird vorher genannt.