Lieferschein schreiben

1. 01Wähle Lieferschein oder Auftragsbestätigung. Hast du die Rechnung schon mit „Rechnung schreiben“ gesichert, lade diese Datei: Absender, Empfänger, Positionen und Logo sind dann drin.
2. 02Trag Nummer, Datum und den Bezug zur Bestellung ein, dazu die Positionen: Beschreibung, Artikelnummer, Menge und Einheit. Bei der Auftragsbestätigung kommen Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz dazu.
3. 03Schau in die Vorschau und in „Vor dem Versand“, dann PDF herunterladen. Sichere die Angaben als Datei: Die Rechnung liest sie später ein, so entsteht aus einem Vorgang die dritte PDF ohne neues Tippen.

Lieferschein. Er zeigt, was geliefert wurde: Position, Artikelnummer, Beschreibung, Menge mit Einheit. Preise stehen nicht darauf, auch wenn sie aus der Rechnungsdatei geladen wurden; sie bleiben in der Datei und tauchen erst in der Auftragsbestätigung oder in der Rechnung wieder auf. Unten steht die Empfangsbestätigung mit dem Satz „Ware vollständig und unbeschädigt erhalten.“ und drei Linien für Datum, Name in Druckbuchstaben und Unterschrift des Empfängers. Den Satz kannst du ändern oder den Block abschalten. Weicht die Lieferanschrift ab, steht sie rechts im Informationsblock, der Empfänger bleibt im Anschriftfeld für den Fensterumschlag.

Auftragsbestätigung. Sie bestätigt, was bestellt wurde: dieselben Positionen mit Einzelpreis, Rabatt und Mehrwertsteuer, dazu die Summen. Gerechnet wird genau wie bei der Rechnung: jede Position auf ganze Cent gerundet, je Steuersatz addiert, die Steuer je Satz aus dieser Summe gerechnet und auf Cent gerundet. Dieselben Eingaben ergeben also auf Auftragsbestätigung und Rechnung dieselben Beträge. Unter den Summen stehen der Liefertermin und deine Zahlungs- und Lieferbedingungen. Eine Auftragsbestätigung kann ein Vertrag sein: Was darauf steht, gilt, und was fehlt, ist nicht vereinbart, es sei denn, deine AGB regeln es. Wer unsicher ist, nennt Lieferfrist, Preise und Bedingungen ausdrücklich und prüft die AGB. Das ist eine Schreibhilfe, keine Rechtsberatung.

Aus Rechnung übernehmen. „Aus Datei laden“ nimmt die Datei, die „Rechnung schreiben“ mit „Als Datei sichern“ anlegt. Übernommen werden Absender, Empfänger, alle Positionen samt Preisen und Steuersätzen, die Steuerart, das Logo, „Ihre Referenz“ als Bestellnummer, die Rechnungs- oder Angebotsnummer als Bezug und das Leistungsdatum als Lieferdatum. Bestelldatum, Liefertermin, Bemerkung und Bedingungen kennt die Rechnung nicht, sie bleiben leer. Nummer und Datum werden neu vergeben. Umgekehrt sichert dieses Werkzeug im selben Format: Die Rechnung lädt die Datei, findet Absender, Empfänger, Positionen und Logo, übernimmt die Bestellnummer als „Ihre Referenz“, das Lieferdatum als Leistungsdatum und eine hier eingetragene Rechnungsnummer als ihre Nummer. Bankverbindung, Zahlungsziel und die Angaben für die XRechnung (Leitweg-ID, E-Mail des Empfängers, Ansprechpartner) aus einer geladenen Rechnungsdatei zeigt diese Seite nicht, sie bleiben aber in der gesicherten Datei erhalten, damit die Rechnung sie wiederfindet. Betreff, Einleitung und Schlusstext gehören zu jedem Papier einzeln: Was du hier schreibst, landet nicht in der Rechnung, und die Texte einer geladenen Rechnungsdatei kommen nicht zurück; die Rechnung setzt beim Laden ihre Vorgaben ein. Die Artikelnummer kennt nur dieses Werkzeug; die Rechnung überliest sie.

Die PDF. A4 nach dem Aufbau eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008, Form B: Empfänger im Anschriftfeld links oben, rechts daneben Nummer, Datum und Bezug, unten die Fußzeile mit Steuernummer und Kontakt, Falzmarken am linken Rand. Ob die Anschrift im Fenster deines Umschlags genau sitzt, hängt von Umschlag und Falten ab: Probier es einmal mit einem Probedruck aus. Bei vielen Positionen läuft die Tabelle über mehrere Seiten, der Tabellenkopf wiederholt sich, und jede Seite trägt „Seite 1 von 2“. Geschrieben wird in Helvetica, der Standardschrift jeder PDF. Umlaute, ß und das Eurozeichen gehen. Andere Zeichen wie ł, ő oder Emojis kennt die Schrift nicht: Sie werden durch den nächsten Grundbuchstaben oder ein Fragezeichen ersetzt, und die Seite nennt dir jedes ersetzte Zeichen und das Feld, in dem es stand.

Das Logo. PNG, JPG, WebP oder GIF bis 3 MB. Es wird im Browser auf höchstens 900 Pixel Kantenlänge verkleinert und oben links platziert, höchstens 65 mm breit und 26 mm hoch. Bei einem Foto werden dabei auch Kameradaten wie der Aufnahmeort verworfen. SVG-Dateien nimmt das Werkzeug nicht: Speichere das Logo vorher als PNG.

Angaben als Datei sichern. „Als Datei sichern“ schreibt alle Felder samt Logo in eine JSON-Datei auf deinen Rechner, „Aus Datei laden“ liest sie wieder ein. Im Browser bleibt nichts zurück. Die Datei enthält Adressen und gegebenenfalls Bankdaten im Klartext, geh damit um wie mit einer Rechnung. Eine Datei aus einer anderen Quelle oder mit unbekannter Version wird abgelehnt, statt halb geladen zu werden.

Grenzen. Höchstens 500 Positionen, ein Betrag höchstens 999.999.999,99 €. Das Werkzeug vergibt und speichert keine Nummern, führt keine Liste offener Lieferungen, kennt keinen Lagerbestand und sendet nichts. Es prüft, ob etwas dasteht, nicht, ob es stimmt. Ein Lieferschein ist kein Steuerbeleg und keine Rechnung; eine Auftragsbestätigung kann ein Vertrag sein. Für Preise, Termine und Bedingungen auf deinem Papier bist du selbst verantwortlich. Das ist eine Hilfe beim Schreiben und keine Rechts- oder Steuerberatung.