Wohnungs­übergabe­protokoll

1. 01Wähle Einzug oder Auszug und trag Wohnung, Datum und die Beteiligten ein. Beim Auszug lädst du am besten dein gesichertes Einzugsprotokoll und tippst „Für den Auszug weiterführen“: Der Zustand von damals steht dann unter jedem Punkt.
2. 02Geh Raum für Raum durch: je Punkt „in Ordnung“, „Spuren“ oder „Mangel“, dazu, was genau los ist, und Fotos. Weitere Mängel bekommen eine eigene Zeile, auf Wunsch mit „vom Mieter zu beheben bis …“. Dann Zählerstände, Schlüssel und Vereinbarungen.
3. 03Beide unterschreiben auf dem Handy, dann PDF herunterladen und an alle Beteiligten schicken. Sichere das Protokoll zusätzlich als Datei, wenn du es später wieder brauchst.

Was das Protokoll ist. Es hält fest, in welchem Zustand die Wohnung bei der Übergabe war, und ist später ein Beweismittel für beide Seiten: für den Mieter gegen Vorwürfe, die Schäden seien von ihm, für den Vermieter bei Schäden, die im Protokoll stehen. Was nicht im Protokoll steht, lässt sich später nur schwer als vorhanden nachweisen. Deshalb lieber einen Punkt mehr aufschreiben und fotografieren. Beide Seiten unterschreiben, und jede bekommt ein Exemplar: Am einfachsten schickst du die PDF allen Beteiligten per E-Mail. Die Unterschrift auf dem Handy ist eine einfache elektronische Unterschrift, keine qualifizierte elektronische Signatur; wer ein Papier braucht, druckt die PDF aus und unterschreibt von Hand.

Keine Rechtsberatung. Das Werkzeug schreibt auf, was du eintippst. Ob ein Kratzer normale Abnutzung ist oder ein Schaden, wer ihn bezahlt, ob Schönheitsreparaturen fällig sind und was mit der Kaution passiert, beurteilt es nicht. Bei Streit helfen ein Mieterverein, ein Haus- und Grundbesitzerverein oder eine Anwältin.

Einzug und Auszug. „Als Datei sichern“ schreibt das ganze Protokoll samt Fotos in eine JSON-Datei auf dein Gerät. Beim Auszug lädst du sie und tippst „Für den Auszug weiterführen“. Dann stehen der Zustand, die Mängel, die Zählerstände und die Zahl der Schlüssel vom Einzug unter jedem Punkt, und die PDF bekommt eine Spalte „Bei Einzug“. Die Punkte für den Auszug sind wieder offen, du prüfst jeden Raum neu. Die Fotos vom Einzug kommen nicht mit, sie bleiben im Einzugsprotokoll; so hast du für den Auszug wieder 40 Fotos frei. Unterschriften speichert die Datei nicht.

Fotos. Die Kamera öffnest du am Handy über „Foto hinzufügen“, oder du wählst Bilder aus der Galerie. Jedes Foto wird hier im Browser verkleinert, auf höchstens 1600 Pixel an der längsten Kante und als JPEG mit 80 Prozent Qualität; Kameradaten wie der Aufnahmeort fallen dabei weg. Zu jedem Punkt, jedem Mangel und jedem Raum passen bis zu 4 Fotos, ins ganze Protokoll höchstens 40. In der PDF stehen sie am Ende als Anhang, zwei je Seite, mit Nummer und Beschriftung wie „Foto 3: Küche, Boden, Kratzer im Parkett“; in der Tabelle steht beim Punkt der Verweis auf die Nummer. Ein Foto ist verkleinert meist 200 bis 500 KB groß, 40 Fotos ergeben also eine PDF von rund 8 bis 20 MB; die genaue Größe steht beim Knopf zum Herunterladen. HEIC-Fotos vom iPhone öffnet nur Safari; in anderen Browsern stellst du in der Kamera „Maximale Kompatibilität“ ein.

Unterschriften. Zwei Zeichenflächen, eine für den Mieter und eine für den Vermieter oder die Verwaltung. Mit dem Finger, einem Stift oder der Maus; „Leeren“ fängt neu an. Die Unterschrift wird so in die PDF gesetzt, wie du sie siehst, über die Linie mit Ort und Datum. Stehen mehrere Mieter im Protokoll, unterschreibt auf der Fläche der erste aus der Liste; jeder weitere bekommt in der PDF eine eigene Linie mit seinem Namen. Ohne Unterschrift bleibt die Linie leer: Dann unterschreibt ihr auf dem Ausdruck oder später am Handy unter /pdf/unterschreiben/. Wer weder Maus noch Finger nutzen kann, lässt die Fläche leer und unterschreibt auf Papier.

Die PDF. A4 hoch: oben Wohnung, Datum, Uhrzeit und Beteiligte, dann jeder Raum als Tabelle mit Bereich, Zustand und Bemerkung, danach Zählerstände, Schlüssel, Vereinbarungen, der Satz, dass beide den Zustand bestätigen, und die Unterschriftszeilen: eine je Mieter und eine für den Vermieter. Lange Tabellen laufen über mehrere Seiten, der Tabellenkopf wiederholt sich; jede Seite trägt „Seite 1 von 5“. Nicht geprüfte Punkte stehen als „nicht geprüft“ drin, statt zu verschwinden. Geschrieben wird in Helvetica. Umlaute, ß und das Eurozeichen gehen; Zeichen wie ł oder Emojis kennt die Schrift nicht: Sie werden ersetzt, und die Seite nennt jedes ersetzte Zeichen mit dem Feld.

Grenzen. Höchstens 30 Räume, 30 weitere Mängel je Raum, 20 Zähler, 20 Schlüsselzeilen und 40 Fotos. Ein Zählerstand hat höchstens 10 Stellen vor und 4 nach dem Komma. Das Werkzeug prüft, ob etwas dasteht, nicht, ob es stimmt. Es rechnet keinen Verbrauch aus den Zählerständen aus und sendet nichts.