Foto-Einwilligung und Aushang

1. 01Verantwortliche Stelle, Anlass und Zwecke eintragen. Sie gelten für die Einwilligung und für den Aushang.
2. 02Einwilligung: wählen, wer unterschreibt, dann eine Person, ein leeres Formular für alle oder eine Namensliste. Aushang: Papier, Überschrift, Widerspruch und QR-Code.
3. 03PDF herunterladen, ausdrucken, unterschreiben lassen und die Erklärungen aufheben: Ihr müsst die Einwilligung nachweisen können.

Was im Formular steht. Die verantwortliche Stelle mit Anschrift, der Anlass oder Zeitraum, der Name der Person (oder eine Zeile zum Ausfüllen) und je Zweck ein Kästchen „ja“ und eines „nein“, damit die Person jeden Zweck einzeln erlaubt oder ablehnt. Dazu die Dauer, der Hinweis, dass die Einwilligung freiwillig ist und jederzeit ohne Nachteil widerrufen werden kann (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), dass bereits verteilte Drucke bleiben und dass Bilder im Internet kopiert werden können. Auf dem Blatt danach stehen die Informationen nach Art. 13 DSGVO: Verantwortliche Stelle, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte, Zwecke, Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 22 KunstUrhG), Empfänger, Speicherdauer, die Rechte der Person und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde.

Kinder und Jugendliche. Unter 14 Jahren unterschreiben die Sorgeberechtigten, von 14 bis 17 Jahren die Person selbst und die Sorgeberechtigten, ab 18 die Person allein. Das ist die übliche Praxis, eine feste Altersgrenze gibt das Gesetz nicht vor; deshalb kannst du die 14 im Feld „Mitunterschrift der Person ab“ ändern. Bei gemeinsamem Sorgerecht sollten beide Elternteile unterschreiben, deshalb gibt es auf Wunsch zwei Zeilen. „Alter offen“ macht ein Formular mit allen Zeilen, das du für alle auslegen kannst.

Namensliste. Bis zu 200 Namen, eine Person je Zeile, aus Excel eingefügt oder als CSV-Datei. Erkannt werden Spalten wie Name, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Alter und Eltern oder Sorgeberechtigte; mit Geburtsdatum bekommt jede Person die Zeilen ihres Alters am Stichtag. Heraus kommt eine PDF mit allen Erklärungen hintereinander oder eine ZIP-Datei mit einer PDF je Person. Die Vorschau zeigt die erste Person.

Der Aushang. A4 oder A3 zum Aufhängen am Eingang: große Überschrift, Anlass, wofür ihr fotografiert, wie man widerspricht, die Rechtsgrundlage (berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Speicherdauer, Rechte und euer Kontakt, auf Wunsch mit QR-Code zu einem Link oder eurer E-Mail-Adresse. Die Schrift wird so groß, wie der Text es zulässt; passt er selbst klein nicht auf das Blatt, sagt die Seite, welche Texte am längsten sind. Für Bilder von Veranstaltungen gilt oft auch § 23 KunstUrhG; wie das mit der DSGVO zusammenspielt, ist unter Juristen umstritten. Im Zweifel ist die Einwilligung der sichere Weg.

Grenzen. Die Texte sind Vorlagen für den Normalfall, keine Rechtsberatung, und nicht auf Sonderfälle wie Bilder für Werbung, Gesundheitsdaten oder Beschäftigte zugeschnitten. Manche Landesdatenschutzbeauftragte veröffentlichen eigene Muster, zum Vergleich lohnt ein Blick. Geschrieben wird in Helvetica: Umlaute, ß und Anführungszeichen gehen; Emojis oder Buchstaben wie ő werden ersetzt, und die Seite nennt die ersetzten Zeichen mit dem Feld, in dem sie stehen. Unterschreiben lässt es sich auf Papier oder am Handy unter „PDF unterschreiben“, eine qualifizierte elektronische Signatur ist das nicht.

Angaben als Datei sichern. „Als Datei sichern“ schreibt alle Felder samt Namensliste in eine JSON-Datei auf deinen Rechner, „Aus Datei laden“ liest sie wieder ein. Im Browser bleibt nichts zurück. Eine Datei aus einem anderen Werkzeug oder mit unbekannter Version wird abgelehnt statt halb geladen.